FP d'État Cat. CEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsHier

Responsable du service affaires générales H/F

Université Paris-Saclay (ouvre un nouvel onglet) — Université Paris-Saclay

Localisation

Essonne (91), France (91)

Publication

23 septembre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Missions principales

Missions principales de l’agent : - Assister la direction d’une façon générale, soit pour une instruction de premier niveau sur tous les dossiers et affaires en cours, soit pour le suivi des dossiers qui lui sont confiés (exemples : accueil des nouveaux arrivants, visites de l’IUT, réponse ou orientation aux mails « [email protected] », …) - Programmer les réunions de la direction et les instances de l’IUT Préparer et assister la direction sur le bon déroulement des instances de l’IUT et sur l’organisation des élections - Préparer les projets de conventions et assurer leur suivi - Réaliser les commandes et le suivi du budget de la direction - Garantir le bon déroulement du circuit des parapheurs - Assister l’équipe communication/relations entreprises lors des évènements organisés à l’IUT (forum des formations, forum entreprises, journées portes ouvertes, rallye de rentrée, accueil de séminaires…) - Assurer l’organisation des évènements de la direction - Être un des interlocuteurs privilégiés du Bureau des Étudiant·es (association de l’IUT) - Participer à la bonne information des personnels de l’IUT (envoi de mailings) - Assurer le classement et l’archivage des documents de la direction et de l’accueil et suivre l’archivage des services communs de l’IUT - Encadrement des collègues de l’accueil qui assurent les missions d’accueil téléphonique et physique, réception et envoi du courrier et des colis, réponses et orientation des mails « informations.iut-orsay », gestion des réservations des véhicules de service, distribution des badges, réservation des salles pour les réunions hors enseignement, aide à l’affichage… - Encadrement du collègue responsable de l’atelier de reprographie pour l’IUT - Être conseil et force de proposition

Compétences attendues

Missions principales de l’agent :Assister la direction d’une façon générale, soit pour une instruction de premier niveau sur tous les dossiers et affaires en cours, soit pour le suivi des dossiers qui lui sont confiés (exemples : accueil des nouveaux arrivants, visites de l’IUT, réponse ou orientation aux mails « [email protected] », …)Programmer les réunions de la direction et les instances de l’IUTPréparer et assister la direction sur le bon déroulement des instances de l’IUT et sur l’organisation des électionsPréparer les projets de conventions et assurer leur suiviRéaliser les commandes et le suivi du budget de la directionGarantir le bon déroulement du circuit des parapheursAssister l’équipe communication/relations entreprises lors des évènements organisés à l’IUT (forum des formations, forum entreprises, journées portes ouvertes, rallye de rentrée, accueil de séminaires…)Assurer l’organisation des évènements de la directionÊtre un des interlocuteurs privilégiés du Bureau des Étudiant·es (association de l’IUT)Participer à la bonne information des personnels de l’IUT (envoi de mailings)Assurer le classement et l’archivage des documents de la direction et de l’accueil et suivre l’archivage des services communs de l’IUTEncadrement des collègues de l’accueil qui assurent les missions d’accueil téléphonique et physique, réception et envoi du courrier et des colis, réponses et orientation des mails « informations.iut-orsay », gestion des réservations des véhicules de service, distribution des badges, réservation des salles pour les réunions hors enseignement, aide à l’affichage…Encadrement du collègue responsable de l’atelier de reprographie pour l’IUTÊtre conseil et force de proposition

Profil attendu

Connaissance, savoir : - Connaissance de l’environnement enseignement supérieur et recherche - Connaissance de la réglementation générale concernant l’IUT Savoir-faire : - Connaitre son environnement de travail et sa structure - Savoir gérer les situations d’urgence, comprendre le besoin et savoir y répondre - Savoir s’organiser, anticiper, respecter les délais - Savoir rendre compte - Savoir rédiger - Maitriser les logiciels bureautiques Savoir-être : - Sens de l’organisation - Diplomatie, patience, discrétion - Sens de l’accueil - Sens de l’initiative - Adaptabilité - Esprit d’équipe - Confidentialité - Polyvalence

Conditions d'exercice

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay. Des possibilités de restauration proches des lieux de travail. Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Métier de référence

Chargée / Chargé de la coordination administrative

Comprendre ce poste

Ce poste au sein d'un IUT constitue le pivot administratif de la direction. Le responsable du service affaires générales agit comme interface entre la direction, les instances statutaires et l'ensemble des publics (étudiants, enseignants, partenaires). Au quotidien, il organise les réunions, orchestre les processus décisionnels internes, gère les conventions et assure la fluidité administrative globale. C'est une fonction où l'anticipation et la coordination constantes permettent au leadership académique de se concentrer sur les enjeux stratégiques et pédagogiques.

Le recrutement dans ce cadre

Ce poste en catégorie C de la fonction publique d'État s'adresse aux titulaires comme aux contractuels. Cette catégorie implique une autonomie dans l'exécution des tâches et une responsabilité progressive. L'évolution vers une catégorie B est envisageable selon le parcours et les concours internes, particulièrement dans un établissement d'enseignement supérieur où les opportunités de mobilité administrative demeurent présentes.

Conseils pour candidater

Démontrer une compréhension concrète de la gouvernance universitaire : si vous avez travaillé en établissement d'enseignement supérieur, valorisez cette expérience ; sinon, montrez votre capacité à saisir rapidement les enjeux institutionnels et la culture académique.

Mettre en avant vos expériences de gestion d'événementiel ou de coordination d'instances collégiales (réunions statutaires, élections, séminaires) avec des exemples précis : ce poste demande une agilité éprouvée face à des publics et calendriers variés.

Illustrer votre maîtrise des outils bureautiques standard et votre aisance avec les processus administratifs (parapheur, budgets, conventions) par des cas concrets, en soulignant votre capacité à respecter les délais dans un environnement où l'imprévu doit rester maîtrisé.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2418309Fonction publique d'État