Agent-e polyvalent-e chargé-e de la relation à l'usager

GROUPE RIFSEEP : 1 Vos activités principales : Sous l’autorité du/de la référent-e d’unité accueil-courrier préfecture, ce poste d’agent-e polyvalent-e permet de varier son activité entre l’accueil des usagers sous toutes ses formes et la gestion du courrier : L’agent-e polyvalent-e chargée de la relation à l’usager sera affecté principalement sur le site de la préfecture. Son activité sera organisée selon un planning défini à l’avance et communiqué aux directions concernées. Les postes doivent être occupés selon l’ordre de priorité suivant : pré-accueil, courrier, courriel, orientation et appui au PAN. Aussi, en période de congés ou d’absences diverses, l’agent peut être amené à exercer ses missions à la cité administrative sur le même champ d’intervention (accueil et courrier). Sur le site de l’hôtel Dieu : Personnel d’accueil : - accueil et filtrage des usagers à la guérite - assistance aux usagers dans l’accomplissement de leurs formalités ANTS - explication des procédures et des téléprocédures ANTS aux usagers - orientation des usagers vers le(s) service(s) compétent(s) et vers les rubriques du site internet des services de l’État dans le département - renseignement de premier niveau, notamment aux ressortissants étrangers et présentation des démarches et informations disponibles sur le site internet, au moyen de flyers - affichage des documents - garantie du bon fonctionnement des moyens mis à disposition des usagers - veille attentive à la sécurité des biens et des personnes et alerte au besoin Gestionnaire courrier : - réception, classement et transmission des courriers (dont les actes des collectivités territoriales), - affranchissement du courrier à l'expédition , - enregistrement des recommandés reçus avec le service de destination, - accueil des services, des collectivités territoriales et des services extérieurs pour la remise de courriers et des actes, - transfert des courriels reçus par la saisine par voie électronique (SVE), - sélection des courriers alimentant le « courrier réservé » - retour des courriers indûment reçus pour les cartes grises et les permis de conduire. - suivi des courriels reçus dans la boîte aux lettres de la préfecture : relever, transmettre, classer et répondre aux questions de premier niveau en dehors des questions relatives à la DMI Sur le site de la cité administrative : Personnel d’accueil : - Accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs - Écoute et réponse de premier niveau - Affichage d’informations - Orientation adéquate en fonction de la demande - -Appel des services et mise en attente de l’usager pour son accueil en back office (assuré par un agent du service concerné) Gestionnaire du courrier - Relation avec La Poste – réception le matin des chariots de courrier arrivée et remise l’après-midi des courriers départ - Tri de 1er niveau du courrier selon consignes propres à chacune des directions occupantes