GESTIONNAIRE DE SCOLARITÉ
Institut d'Etudes Politiques de Toulouse (ouvre un nouvel onglet) — Institut d'Etudes Politiques de Toulouse
Localisation
Haute Garonne (31), France (31)
Télétravail
Non
Management
Non
Niveau d'études
Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Publication
2 octobre 2026
Date limite
1 novembre 2026
Domaine
Enseignement et formation
Secteur
Education & Formation
Missions principales
MISSION PRINCIPALE
Le ou la gestionnaire de scolarité assure la gestion des cursus des étudiants, pour les formations de l’offre de formation et des modalités en vigueur. Il ou elle travaille en collaboration étroite avec les gestionnaires des autres années et autres services. Il ou elle est amené·e à participer aux activités collectives du Pôle formation et vie étudiante.
NATURE DU POSTE
Catégorie B – Technicien de recherche et formation (BAP J « Gestion et pilotage » – emploi type J4C42). Poste administratif en contrat à durée déterminée.
Compétences attendues
MISSION PRINCIPALELe ou la gestionnaire de scolarité assure la gestion des cursus des étudiants, pour les formations de l’offre de formation et des modalités en vigueur. Il ou elle travaille en collaboration étroite avec les gestionnaires des autres années et autres services. Il ou elle est amené·e à participer aux activités collectives du Pôle formation et vie étudiante.NATURE DU POSTECatégorie B – Technicien de recherche et formation (BAP J « Gestion et pilotage » – emploi type J4C42). Poste administratif en contrat à durée déterminée.
Profil attendu
FORMATIONS ET EXPÉRIENCES PROFESSIONNELLES SOUHAITABLES
● Niveau requis : Bac +2 ;
● Une première expérience dans le domaine constitue un avantage.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET QUALITÉS LIÉES AU POSTE
SAVOIRS SUR L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL
● Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’Enseignement supérieur en général ;
● Connaître l’offre de formation de l’École ;
● Connaître les modalités de fonctionnement et de gestion du service public ;
● Connaître la réglementation relative à la gestion administrative et de scolarité applicable aux étudiants.
COMPÉTENCES « MÉTIER »
● Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, outils RENATER…) ;
● Connaître les logiciels métier : APOGEE, e-candidatures, Moodle, Hyperplanning, SAGHE… ;
● Savoir traduire et appliquer dans le cadre de ses fonctions les normes règlementaires ou celles définies pour le fonctionnement du service.
SAVOIR-ÊTRE
● Respecter et appliquer les règles en vigueur dans un service public ;
● Faire preuve de loyauté et d’engagement ;
● Avoir le sens du travail en équipe, proposer des idées ;
● Faire preuve de rigueur, d’organisation et d’autonomie dans la gestion de son champ de compétences ;
● Faire preuve de réactivité et de disponibilité, notamment en période de haute activité (examens, préparation de rentrée et rentrée) ;
● Communiquer de manière courtoise et adaptée envers les différents interlocuteurs ;
● Savoir garder une maîtrise de soi, être à l’écoute ;
● Savoir rendre compte à son supérieur.
Conditions d'exercice
L’activité peut entrainer des contraintes horaires à certaines périodes (dans le cadre des examens notamment). Ces pics d’activités donnent lieu à récupérations horaires.
NATURE ET ÉTENDUE DES ACTIVITÉS
● Accueil (physique, téléphonique, mails) et diffusion de l’information aux usagers (mise en ligne sur le site, affichage, Mon dossier web), écoute et suivi quotidien des demandes des usagers ;
● Missions liées aux galops d’essais et concours blancs de la filière Carrières administratives ;
● Suivi du dispositif des Césures, du Tutorat des étudiants et des étudiants avec des aménagements particuliers : parcours des doubles-diplômes, Sportifs de Haut niveau, aménagements pour les examens ;
● Gestion des demandes de délivrance des diplômes tout au long de l’année ;
● Gestion de l’épreuve du Grand Oral International avec le gestionnaire de la 4e année ;
● Préparation des listes en vue des inscriptions administratives, en lien avec la coordinatrice de scolarité, le Service ressources et la direction des études suite aux admissions sur Concours commun, doubles diplômes ;
● Le cas échéant, traitement des procédures de choix de formation (interne, externe), de parcours ou diplômes, d’enseignements, d’activités ;
● Traitement des inscriptions pédagogiques, fiabilisation de ces listes en vue du suivi de scolarité, constitution des groupes d’étudiants pour traitement par les services concernés (emplois du temps, innovation pédagogique, etc.), constitution
Informations complémentaires
CDD de droit public jusqu’au 23 juillet 2027
Temps complet : 40 h10/semaine
61 jours de congés (congés annuels + jours d’ARTT) au prorata du contrat
Métier de référence
Gestionnaire de scolarité
Comprendre ce poste
Le gestionnaire de scolarité est le pilier administratif des cursus étudiants dans une formation supérieure. À l'IEP de Toulouse, il ou elle orchestre le suivi des parcours, du dossier d'inscription à la validation des résultats, en respectant une réglementation pointilleuse. Chaque jour implique des arbitrages entre contraintes administratives et flexibilité pédagogique, des interactions avec d'autres années et services, et une contribution active à la vie du pôle formation et étudiant.
Le recrutement dans ce cadre
Ce poste s'ouvre uniquement aux contractuels en CDD, catégorie B, ce qui place le candidat dans une situation transitoire au sein de la fonction publique : pas de statut de titulaire, mais des droits spécifiques. L'évolution vers la titularisation dépendra des dispositifs offerts par l'établissement et de la performance reconnue.
Conseils pour candidater
- **Valoriser l'apprentissage institutionnel** : si vous avez travaillé en université ou école, mettez l'accent sur votre compréhension de la réglementation étudiante, des calendriers pédagogiques et des outils de gestion académique utilisés.
- **Souligner l'organisation transversale** : cet emploi demande de coordonner avec plusieurs acteurs. Illustrez vos capacités de rigueur administrative et votre capacité à fonctionner en équipe, sans autoritarisme.
- **Anticiper les questions sur le CDD** : une couverture de lettre honnête sur votre intérêt pour l'établissement et ce poste (stabilité envisagée ou apprentissage temporaire) clarifiera votre motivation.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2427613Fonction publique d'État