Agent(e) polyvalent(e) accueil / standard / courrier

Groupe RIFSEEP : 2 Vos activités principales : Les missions s’intègrent dans le fonctionnement du Bureau de la relation à l’usager du SGCD. Accueil et Point d’Accueil Numérique (PAN) : - assurer l’accueil et l’information de tous les publics arrivant dans le hall de la Préfecture ; - ouverture et fermeture de l’entrée du hall de la Préfecture ; - appliquer le protocole de contrôle des usagers dans le cadre du plan de sécurité (contrôle d’identité, remise des badges, ouverture des portes d’accès…) ; - gestion des flux en lien avec les points numériques ; - assurer une médiation permettant d’accueillir, d’orienter et d’accompagnement des usagers sur les démarches suivantes : ANTS/SI Armes/procuration électorale/tout acte nécessaire à la réalisation des démarches : création d’adresse mail, de compte de connexion France Connect, achat de timbre fiscal, prise de RDV en ligne/associations/agrément VTC/médailles/paiement en ligne/contestation des amendes/courriels aux services de l’État/inscriptions sur les listes électorales/demande d’extrait de casier judiciaire/manifestation sportive/pré-dépôt de plainte. L’accueil du public pourra également être dispensé sur la cité Colbert. Standard : - dans le cadre de la mutualisation avec la préfecture de la préfecture Côte d’Or, activer et reprendre les activités transférées (appels téléphoniques, télécopie, RESCOM et boîte fonctionnelle) ; - réceptionner les appels téléphoniques entrants et orienter les appels des usagers ; - réceptionner les messages du RESCOM en dehors des horaires d’ouvertures du Bureau des Sécurités; - gérer les appels du corps préfectoral ; - appliquer les consignes générales et particulières relatives à la continuité des liaisons gouvernementales ; - gérer l’alarme anti-intrusion lors de l'absence du gardien ; - et toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités de service du BRU. Suppléance au courrier : - Organisation de la mission pour les trois structures - Réception, organisation et transmission du courrier des différentes structures - Contrôle de légalité : réception et apposition cachet « arrivé » sur diverses pages du dossier (environ 4000 dossiers par an) - Affranchissement et envoi du courrier - Organisation de la navette - Suivi du courrier au sein des services - Traitement du courrier réservé - Transferts courriels usagers préfecture - Gestion SVE (saisine des usagers par voie électronique) - Gestion des boîtes fonctionnelles (courrier et circulaires) - Suivi des coûts d’affranchissement - Statistiques et comptabilité du bureautique - Gestion des stocks spécifiques à la Poste - Édition du recueil des actes administratifs et publication en ligne - gestion des droits - Mise en place de nouveaux outils de gestion ( GED) Dans le cadre de ses missions, l’agent met en œuvre les engagements du référentiel Qual-ATE (en cours de labellisation en 2025)