Localisation
Paris (75), France (75)
Publication
8 octobre 2026
Domaine
Prévention, conseil et pilotage en santé
Missions principales
MISSIONS GENERALES :
- Assurer le secrétariat des Ingénieurs Conducteurs d’Opérations, de la Directrice des Grandes Opérations, de la Directrice de la Programmation, de la Responsable du Département Administratif et Financier, ainsi que son Adjointe et de l’Adjointe au Directeur de la Sécurité (pour les formations de toute la DISN)
- En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat de la Directrice des Travaux et de la Maintenance, du Directeur Technique du Site, de l’Ingénieur Maintenance, du Directeur de la Sécurité, de son Adjointe, Ingénieure Sécurité Sanitaire Environnement, des Ingénieurs Sécurité, Sécurité Incendie et du Référent Energie
- En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat du Directeur de la DISN
MISSIONS PERMANENTES :
- Accueil et orientation des personnes
- Gestion, filtrage et répartition des appels téléphoniques
- Organisation, mise à jour et suivi des rendez-vous / réunions dans les agendas électroniques (Outlook)
- Dactylographie, enregistrement, envoi de courriers, comptes rendus et notes de service
- Tri et répartition du courrier papier/mail reçu
- Classement et archivage (informatique/papier)
- Suivi et mise à jour du tableau prévisionnel des congés de la DISN
- Commandes mensuelles des fournitures de la plate-forme logistique (SAP), réception, rangement et gestion du stock / Commandes auprès des fournisseurs extérieurs (tampons de signature, ouvrages, fournitures de bureaux…), réception, distribution et rangement
- Assure l’organisation, l’inscription et le suivi des formations des agents de la DISN (inscription sur Sharepoint, suivis via HR Access), réservation des salles, envoi des convocations, attestations, etc…
- Prépare les dossiers pour les réunions ou les RDV des directeurs concernés
Missions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive) :
- Préparation des salles de réunions et mise en place des matériels utilisés
Compétences attendues
MISSIONS GENERALES :- Assurer le secrétariat des Ingénieurs Conducteurs d’Opérations, de la Directrice des Grandes Opérations, de la Directrice de la Programmation, de la Responsable du Département Administratif et Financier, ainsi que son Adjointe et de l’Adjointe au Directeur de la Sécurité (pour les formations de toute la DISN)- En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat de la Directrice des Travaux et de la Maintenance, du Directeur Technique du Site, de l’Ingénieur Maintenance, du Directeur de la Sécurité, de son Adjointe, Ingénieure Sécurité Sanitaire Environnement, des Ingénieurs Sécurité, Sécurité Incendie et du Référent Energie- En l’absence de l’Assistante, assurer le secrétariat du Directeur de la DISN MISSIONS PERMANENTES :- Accueil et orientation des personnes- Gestion, filtrage et répartition des appels téléphoniques- Organisation, mise à jour et suivi des rendez-vous / réunions dans les agendas électroniques (Outlook)- Dactylographie, enregistrement, envoi de courriers, comptes rendus et notes de service- Tri et répartition du courrier papier/mail reçu- Classement et archivage (informatique/papier)- Suivi et mise à jour du tableau prévisionnel des congés de la DISN- Commandes mensuelles des fournitures de la plate-forme logistique (SAP), réception, rangement et gestion du stock / Commandes auprès des fournisseurs extérieurs (tampons de signature, ouvrages, fournitures de bureaux…), réception, distribution et rangement- Assure l’organisation, l’inscription et le suivi des formations des agents de la DISN (inscription sur Sharepoint, suivis via HR Access), réservation des salles, envoi des convocations, attestations, etc…- Prépare les dossiers pour les réunions ou les RDV des directeurs concernésMissions ponctuelles et spécifiques (liste non exhaustive) :- Préparation des salles de réunions et mise en place des matériels utilisés
Profil attendu
LA FORMATION ET/OU LES QUALIFICATIONS REQUISES
- Baccalauréat
- Grade AMA / ACH, via le concours de la fonction publique hospitalière
LES CONNAISSANCES PARTICULIERES REQUISES
- Bonne connaissance du progiciel de Gestion intégré SAP
- Bonne maitrise des outils informatiques et bureautiques
LES QUALITES PROFESSIONNELLES REQUISES
- Discrétion et confidentialité
- Sens de l'organisation, de méthodologie et d'anticipation
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe
- Dynamisme
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Gestime, Gestime Web, SAP, Outlook, Isitrac, Saphir, Smax
Métier de référence
Secrétaire médicale / Secrétaire médical
Comprendre ce poste
Le poste s'inscrit au sein de la Direction de l'Ingénierie et des Services Non-médicaux (DISN) d'un grand établissement hospitalier, où les équipes techniques, de sécurité et de programmation travaillent sur des chantiers, des opérations de maintenance et des projets d'envergure. L'assistante de direction y assure le lien entre des responsables aux agendas chargés et les différents interlocuteurs internes comme externes. Au quotidien, elle gère les appels, les rendez-vous, la correspondance, la préparation de réunions et la mise en forme de documents. Ce rôle de coordination facilite le bon fonctionnement des services et contribue à la continuité de l'action administrative dans un environnement hospitalier public.
Le recrutement dans ce cadre
Le recrutement est ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels, dans le versant de la fonction publique d'État. Les grades visés, AMA ou ACH, relèvent de la catégorie C de la fonction publique hospitalière, ce qui implique des missions d'exécution et d'appui administratif. Les perspectives d'évolution passent notamment par la promotion interne ou la préparation d'examens professionnels donnant accès à des grades supérieurs.
Conseils pour candidater
- Mettez en avant votre maîtrise de SAP et des outils de gestion d'agendas et de tickets évoqués dans l'annonce, en précisant les contextes concrets dans lesquels vous les avez utilisés.
- Illustrez votre discrétion et votre sens de la confidentialité par des exemples précis de situations où vous avez traité des informations sensibles.
- Préparez-vous à expliquer votre méthode d'organisation face à plusieurs responsables aux priorités concurrentes, en vous appuyant sur des outils ou pratiques que vous utilisez.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. APHP_2026-24429Fonction publique d'État