FP d'État Cat. AEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 17 jours

Responsable administratif-ve d'institut

Université Paris I - Panthéon- Sorbonne (ouvre un nouvel onglet) — Université Paris I - Panthéon- Sorbonne

Localisation

Paris (75), France (75)

Publication

12 octobre 2026

Domaine

Direction et pilotage des politiques publiques

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Assurer le bon fonctionnement administratif, participer au pilotage stratégique et opérationnel de la composante et du laboratoire, notamment pour les questions financières, RH, scolarité et logistique, en mobilisant l’ensemble des moyens humains, techniques et technologiques de l’IDUP et du CRIDUP. Veiller au bon déroulement des activités d’enseignement et de recherche, à la conformité réglementaire des procédures et apporter à la direction un conseil technique et stratégique, en assurant un rôle d’interlocuteur de proximité. 1. Management, animation et pilotage RH - Encadrement et gestion des carrières de l'équipe BIATPSS - Gestion RH des vacataires et des enseignants - Dialogue social (risques psychosociaux, conflits, qualité de vie au travail) - Préparation des campagnes d’emplois pour l’institut et l’unité de recherche - Veiller à l’entretien et l’aménagement des locaux 2. Pilotage budgétaire et financier : - Elaboration du budget - Suivi et contrôle (exécution des dépenses, suivi des recettes) - Engager les dépenses, saisir les services faits correspondants - Etablir et suivre les ordres de missions et les états liquidatifs - Répondre aux demandes d’audit et d’états budgétaires des différents projets de recherche et conventions du laboratoire Suivre les dossiers et les contrats des nouveaux projets pédagogiques et de recherche 3. Pilotage de la scolarité et de l’offre de Formation - Ingénierie de la formation (soutenabilité des maquettes, campagnes d'évaluation et d'accréditation de l'offre de formation). - Gestion opérationnelle du parcours étudiant (campagnes de candidatures, plannings des formations, supervision du cycle complet de la scolarité). - Inclusion des étudiants en situation de handicap et accueil des étudiants en mobilité internationale. 4. Appui à la gouvernance et à la vie institutionnelle - Expertise réglementaire (conseil juridique et statutaire auprès de la directrice). - Préparation du dialogue de gestion annuel - Veiller à la bonne inscription des projets de l’institut et de l’unité de recherche dans la stratégie de l’université - Préparer, organiser et suivre les décisions du CA de l’IDUP. Coordonner l'organisation des élections de la composante - Conception d’outils de gestion et reporting statistique et d’indicateurs de pilotage 5. Communication et représentation : - Stratégie de communication et articulation avec celle de l’université - Représentation de la composante auprès des instances centrales - Participation aux réseaux internes

Compétences attendues

Assurer le bon fonctionnement administratif, participer au pilotage stratégique et opérationnel de la composante et du laboratoire, notamment pour les questions financières, RH, scolarité et logistique, en mobilisant l’ensemble des moyens humains, techniques et technologiques de l’IDUP et du CRIDUP.Veiller au bon déroulement des activités d’enseignement et de recherche, à la conformité réglementaire des procédures et apporter à la direction un conseil technique et stratégique, en assurant un rôle d’interlocuteur de proximité. 1. Management, animation et pilotage RHEncadrement et gestion des carrières de l'équipe BIATPSSGestion RH des vacataires et des enseignantsDialogue social (risques psychosociaux, conflits, qualité de vie au travail)Préparation des campagnes d’emplois pour l’institut et l’unité de rechercheVeiller à l’entretien et l’aménagement des locaux2. Pilotage budgétaire et financier :Elaboration du budgetSuivi et contrôle (exécution des dépenses, suivi des recettes)Engager les dépenses, saisir les services faits correspondantsEtablir et suivre les ordres de missions et les états liquidatifsRépondre aux demandes d’audit et d’états budgétaires des différents projets de recherche et conventions du laboratoireSuivre les dossiers et les contrats des nouveaux projets pédagogiques et de recherche3. Pilotage de la scolarité et de l’offre de FormationIngénierie de la formation (soutenabilité des maquettes, campagnes d'évaluation et d'accréditation de l'offre de formation).Gestion opérationnelle du parcours étudiant (campagnes de candidatures, plannings des formations, supervision du cycle complet de la scolarité).Inclusion des étudiants en situation de handicap et accueil des étudiants en mobilité internationale.4. Appui à la gouvernance et à la vie institutionnelleExpertise réglementaire (conseil juridique et statutaire auprès de la directrice).Préparation du dialogue de gestion annuelVeiller à la bonne inscription des projets de l’institut et de l’unité de recherche dans la stratégie de l’universitéPréparer, organiser et suivre les décisions du CA de l’IDUP. Coordonner l'organisation des élections de la composanteConception d’outils de gestion et reporting statistique et d’indicateurs de pilotage5. Communication et représentation :Stratégie de communication et articulation avec celle de l’universitéReprésentation de la composante auprès des instances centralesParticipation aux réseaux internes

Profil attendu

1. Connaissances (savoirs) : - Organisation et enjeux de l’enseignement supérieur et de la recherche (ESR) - Réglementation juridique, droit public et des contrats - Règles de la comptabilité publique et de la gestion RH - Réglementation des cursus universitaires et des stages 2. Compétences (savoir-faire) : - Coordonner et encadrer les missions d’une équipe administrative resserrée tout en faisant preuve d’une forte polyvalence et d’une implication opérationnelle : avoir la capacité d’intervenir directement sur les différentes activités du périmètre, d’accompagner et, si nécessaire, de suppléer les agents afin de garantir la continuité et la qualité du service. - Manager, mobiliser et animer une équipe - Traduire une stratégie en plans d'actions - Concevoir des tableaux de bord et outils de pilotage - Mener un audit d'organisation et gérer le changement - Gérer les situations sensibles et les conflits - Savoir faire circuler l’information et rendre compte - Concevoir et piloter un projet 3. Qualités personnelles (savoir-être) : - Sens du service public et de l'intérêt général - Excellentes qualités relationnelles (écoute, diplomatie) - Rigueur, méthode, intégrité et discrétion - Capacité à décider, arbitrer et prendre des initiatives - Gestion de la pression, de la multiplicité des tâches et sollicitations, et grande réactivité 4. Maîtrise des outils et Systèmes d'Information Métiers : SIFAC, OSE, APOGEE, PSTAGE, EPI, E-CANDIDAT, MONMASTER, IRIS (RH), SHAREPOINT

Informations complémentaires

Veuillez transmettre votre candidature à l'adresse suivante : [email protected]

Métier de référence

Responsable de coordination administrative

Comprendre ce poste

Le responsable administratif d'un institut universitaire occupe une fonction charnière entre la direction scientifique et les services de l'université. Il assure le fonctionnement quotidien de la composante et de l'unité de recherche qui lui sont rattachées, en articulant gestion financière, ressources humaines, scolarité et logistique. Au quotidien, il arbitre les priorités, veille à la régularité des procédures et conseille la direction sur les choix organisationnels. Son rôle consiste aussi à garantir la continuité des activités d'enseignement et de recherche dans un cadre réglementaire strict.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux fonctionnaires titulaires comme aux contractuels, ce qui signifie que la voie de recrutement n'est pas un concours mais une sélection sur dossier et entretien, éventuellement précédée d'une mobilité ou d'un contrat. La catégorie A, dans la fonction publique d'État, correspond à des fonctions de conception, d'encadrement et de pilotage, avec des perspectives de progression vers des postes de direction de services ou de gestion d'établissement, notamment via les dispositifs de promotion interne.

Conseils pour candidater

Mettez en avant des exemples concrets de pilotage budgétaire (construction de budget, suivi d'exécution, dialogue avec les services financiers) plutôt qu'une simple liste de fonctions.
Démontrez votre expérience de l'encadrement d'équipe, en particulier sur la gestion des carrières et le dialogue social, qui sont au cœur de la mission.
Préparez-vous à expliquer votre connaissance de l'enseignement supérieur et de la recherche et de ses règles propres (scolarité, stages, conventions), en vous appuyant sur des situations vécues.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2437836Fonction publique d'État