ASSISTANTE DU SECRETAIRE GENERAL ADJOINT – DIRECTEUR DES RESSOURCES HUMAINES

Activités générales :-          Assister le DRH dans l’organisation quotidienne de son travail ;-          Traitement des mails, du courrier et appels téléphoniques. Activités particulières au SGA DRH :-          Tenue de l’agenda ;-          Organisation de réunions, de rendez-vous, d’audiences ;-          Réservation de salles ;-          Création de liens et mise en place des visioconférences ;-          Organisation des réunions plénières GT et F3SCT ;-          Mise en forme de documents (courriers, diaporamas, tableaux…) ;-          Gestion des parapheurs ;-          Validation demandes sur le logiciel de gestion du temps RENOIRH ;-          Suivi de dossiers tels que la MAE, FIJAIS, FIJAIT, B2 + ;-          Mise à jour du Référentiel Unifié ;-          Suivi d’enquêtes en lien avec les différents services ;-          Organisation des déplacements ;-          Suivi des audiences ;-          Suivi et participation aux instances partiaires (F3SCT-A, F3SCT-SA) ;-          Rédaction des procès-verbaux. Activités en lien avec les DRH adjoints (2) :-          Tenue de l’agenda ;-          Convocations aux divers GT et F3SCT ;-          Envoi courriels ;-          Aide logistique ;-          Réseau Médiation (élaboration d’ODM et lettre donnant mandant) ;-          Suivi des dossiers relatifs à chaque adjoint (MAE, Médiation…) ;-          Organisation des déplacements.Activités en lien avec les DRH de proximité (7) :-          Accueil téléphonique ;-          Tenue de l’agenda des DRH de proximité du secteur toulousain (7 personnes) ;-          Traitement des mails ;-          Organisation et réservation de salle pour les réunions ;-          Aide administrative ;-          Validation des ordres de missions (CHORUS DT). Activités en lien avec les médiateurs (4) :-          Accueil téléphonique ;-          Gestion des mails ;-          Mise en forme du rapport annuel.

Connaissances : - Connaissance du fonctionnement du rectorat (compétences, liaisons fonctionnelles, etc…) ; - Connaissances de base sur le système éducatif (organisation et fonctionnement) ; - Connaissances de l’organisation formelle du secrétariat ; - Connaissances des procédures administratives. Compétences : - Qualités d’organisation, réactivité, - Pratique de la dactylographie ; - Maîtrise de l’outil informatique ; - Logiciels utilisés : Word, Excel, PowerPoint ; logiciels consultés : EPP/ SIRHEN/ MEDIA / PROXI RH / RENOIRH ; - Applications académiques utilisées : RU Référentiel unifié ; GRR (gestion de réservation des ressources) ; Gestion RENOIRH ; - Communication : WEB et messagerie électronique ; - Maîtrise de l’expression orale et écrite ; - Accueil téléphonique. Savoir être : - Discrétion ; - Discernement ; - Diplomatie ; - Disponibilité ; - Esprit d’initiative ; - Réactivité ; - Sens de l’organisation ; - Aptitude à travailler en équipe ;

Contraintes horaires liées à l’agenda du DRH

Les dossiers de candidature, constitués d’un curriculum vitae, d’une lettre de motivation et du dernier entretien professionnel le cas échéant, doivent être transmis à : - La direction des Personnels Administratifs, Techniques et d’Expertise (DPATE), rectorat de Toulouse : [email protected] - Monsieur Laurent Mach, directeur des ressources Humaines, rectorat de Toulouse : [email protected]