Assistant de direction - coordination et pilotage

En binôme avec une autre assistante de direction, vous assurez cinq missions complémentaires : 1/ Assurer un appui exécutif de haut niveau à la direction et aux membres du COMEX (12 personnes) Vous accompagnez la direction et les membres du COMEX dans leur fonctionnement quotidien : - Préparer les dossiers, notes, courriers et présentations nécessaires aux réunions et instances de gouvernance - Coordonner les agendas, réunions, déplacements et événements institutionnels - Assurer le suivi des courriers, parapheurs électroniques et circuits de validation - Gérer les relations avec les interlocuteurs internes et externes de la direction - Organiser, classer et mettre à disposition la documentation utile à la continuité d’activité 2/ Organiser l’anticipation et sécuriser l’activité de la direction Au-delà de la gestion quotidienne, vous exercez un véritable rôle de planification et d’anticipation : - Détecter les risques de conflits d’agenda, de calendrier ou de disponibilité et anticiper les conditions de participation aux réunions - Préparer en amont les échéances sensibles et les événements structurants Coordonner la mobilisation des acteurs concernés afin de réunir les informations nécessaires à la prise de décision - Veiller à ce que chaque rendez-vous, réunion ou déplacement soit préparé et sécurisé - 3/ Coordonner et piloter les échéances collectives Vous assurez le suivi transversal de nombreuses sollicitations adressées à la DNUM : - Assurer le suivi des demandes du Secrétariat général, des inspections, des juridictions, du Parlement et des autorités administratives indépendantes - Planifier les contributions attendues, assurer les relances et suivre leur avancement - Identifier et signaler les risques de retard ou de blocage - Élaborer et actualiser des tableaux de suivi permettant à la direction de disposer d’une visibilité sur l’avancement des travaux 4/ Concevoir et améliorer les processus de fonctionnement Disposant d’une vision transverse de l’activité, vous contribuez activement à l’amélioration continue de l’organisation : - Formaliser et documenter les procédures de fonctionnement du cabinet et harmoniser les pratiques du binôme d’assistance - Proposer et mettre en œuvre des améliorations visant à fluidifier les échanges, à sécuriser les activités et à faciliter le fonctionnement collectif - Contribuer à la continuité de service et à la capitalisation des connaissances 5/ Mettre le numérique au service de l’organisation Particulièrement à l’aise avec les outils numériques, vous exploitez leurs possibilités pour simplifier les processus, fiabiliser le suivi des activités et améliorer les méthodes de travail : - Concevoir et structurer des outils numériques de suivi et de pilotage Créer des modèles, tableaux de bord et supports de reporting adaptés aux besoins de la direction - Identifier et mettre en œuvre des automatisations simples permettant de réduire les tâches répétitives - Accompagner la direction dans l’adoption de nouveaux outils