GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET BUDGETAIRE - SPSP

Au sein du département défense sureté sécurité, le ou la gestionnaire chargé(e) de l’appui administratif et budgétaire est placé sous l’autorité du chef de département et son adjoint.Il / elle assure le  secrétariat administratif du service et contribue à la gestion et au suivi budgétaire, représentant une enveloppe annuelle d’environ 6M€ en CP.A ce titre, il/elle veille à la bonne organisation des activités du service, à la circulation de l’information et au suivi des dossiers administratifs. Il/elle participe également à la préparation, à l’exécution et au suivi des dépenses, en lien avec les acteurs de la chaîne budgétaire et comptable de l’UO SPSP.Gestion administrative•              Rédiger, mettre en forme et relire les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.•              Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux rendez-vous.•              Assurer la prise de notes et la rédaction des comptes rendus.•              Organiser le classement, l’archivage et la recherche des documents.•              Assurer le suivi des dossiers, des échéances et des demandes adressées au service.•              Mettre à jour les tableaux de suivi et les bases de données administratives.•              Veiller à la confidentialité des informations et à la bonne conservation des documents.Gestion budgétaire et suivi de l’exécution des dépenses•              Participer à la programmation et au suivi de l’exécution budgétaire du département (environ 6M€ de CP)        •              Assurer le suivi des AE et CP, en lien avec les services financiers et le responsable d’UO.•              Préparer et suivre les demandes d’achat, les engagements juridiques, les services faits et le traitement des factures.•              Exploiter les données issues de Chorus et actualiser les tableaux de suivi budgétaire.•              Vérifier la présence et la conformité formelle des pièces justificatives.•              Préparer les dossiers de dépenses pour validation par les personnes habilitées.•              Suivre les échéances de traitement des factures et signaler les retards.•              Classer et archiver les pièces administratives et financières.•              Contribuer à la préparation des comptes rendus de gestion et des travaux de fin de gestion.•              Assurer la transmission des documents au service financier ou comptable compétent.Le – la contractuel(le) peut se voir confier toute mission utile par sa hiérarchie.

Connaissances Analyser une information, un document, une réglementation Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure Rédiger un acte administratif Synthétiser des informations, des données, un document Travailler en réseau Savoir-être Être rigoureux Sens des relations humaines Faire preuve de discrétion Savoir-faire Maitrise des applications de bureautique Gestion budgétaire et comptable Techniques de rédaction administrative Expériences professionnelles antérieures souhaitées Avoir travaillé dans le secteur de la gestion administrative et/ou budgétaire Une maîtrise de Chorus et une expérience en administration centrale seraient un plus

Poste soumis à une enquête administrative de sécurité Composition et effectifs du service Le département défense sûreté et sécurité est composé de : - 8 personnels relevant des filières administrative et technique - 1 alternant - 14 surveillants pénitentiaires - Un vivier de 60 prestataires Votre lien hiérarchique Le chef du département défense sûreté et sécurité, M. Franck OLIVIER (ou son adjointe Morgane MAGNIN) Votre lien fonctionnel Le chef du pôle travaux de sécurisation, M. Alexandre BERNIT. Vos interlocuteurs métiers Les différents services du ministère L'Union des groupements d'achats publics (UGAP) Les sociétés et prestataires intervenant sur demande du département Organisation de travail : télétravail possible Restauration : sur place Accessibilité en transport / Parking : Station Rosa Parks, RER E, tramway, métro et bus. Parking sur place

Renseignements et candidature Franck OLIVIER - Chef du département défense, sûreté et sécurité - [email protected] Morgane MAGNIN - Adjointe au chef du département défense, sûreté et sécurité - [email protected] Adresser CV et lettre de motivation