Assistant au contrôle des entreprises DDETS14

Activités liées à la relation à l'usager et au fonctionnement des unités de contrôle :• Accueil (physique et téléphonique), information et orientation des usagers • Gestion du courrier, de la messagerie électronique et des dossiers • Logistique opérationnelle du fonctionnement des unités de contrôle • Organisation et appui opérationnel à l'activité des agents des unités de contrôle Activités liées à l'appui au contrôle :• Appui à la définition et à la mise en œuvre d'actions collectives de contrôle • Élaboration et mise à jour d'outils de suivi • Alimentation et exploitation des systèmes d'information dédiés et réseaux communs • Premier niveau de recherche documentaire, de rédaction de notes et de lettres de réponses aux usagers • Contrôle de la complétude des dossiers de demandes transmis aux agents de contrôle par les usagers

1/ Connaissances : Connaître l’environnement et l’action de l’Inspection du Travail : Connaître les missions de l’Inspection du Travail Connaître les techniques de recherche et les ressources documentaires : Savoir effectuer une recherche documentaire de premier niveau pour les agents de contrôle 2/ Savoirs faire techniques et opérationnels : Savoir apporter une assistance administrative : - Qualifier et orienter les demandes adressées aux agents de contrôle - Effectuer un contrôle de complétude de dossiers - Classer et tenir à jour des dossiers - Appliquer des procédures - Répondre à des situations d'urgence Savoir utiliser les applications informatiques spécifiques : - Alimenter et exploiter le système d'information pour nourrir la base des connaissances sur les entreprises - Maîtriser les outils bureautiques et les applicatifs nécessaires à l'exercice des activités Savoir mettre en forme, exploiter, interpréter des éléments chiffrés : - Produire, mettre en forme et actualiser les tableaux de bord de l'unité de contrôle Savoir rédiger des documents internes ou administratifs : - Rédiger des réponses de premier niveau aux demandes des usagers - Rédiger des comptes rendus et notes Savoir utiliser les outils bureautiques et TIC : - Utiliser les logiciels de la suite bureautique de - Microsoft (Word, Excel, Power point), OpenOffice… - utiliser l'ensemble des fonctionnalités de la messagerie 3/ Savoirs faire relationnels et qualités professionnelles : Savoir travailler avec les usagers : Échanger des informations au sein des unités de contrôle et avec les autres services Participer et contribuer aux réunions collectives Savoir être en relation avec les usagers : Accueillir et écouter Identifier rapidement le problème posé Rassurer Gérer le temps consacré à l'interlocuteur Gérer les situations conflictuelles Savoir s'organiser : Planifier ses activités en établissant des priorités Respecter des délais

Modalités et conditions de travail : - Placée sous l'autorité hiérarchique des responsables d’unités de contrôle ; - Travail collectif important au sein des unités de contrôle.