Assistant(e) de direction - SAAM

Rattaché(e) à la cheffe du service, l’assistant(e) de direction est chargé(e) des missions suivantes : - assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes et assurer l'interface avec les autres services et les partenaires ; - gérer la messagerie fonctionnelle du service (diffusion aux services concernés, signalement des messages demandant un traitement par la cheffe de service) - veiller à la mise à jour des annuaires, organigrammes et liste de diffusion du SAAM en lien avec les assistantes des sous-directions/missions du SAAM ; assurer la mise à jour pour la partie direction - veiller à la bonne diffusion des informations en interne - prendre en charge des notes, courriers et autres documents via l’application de parapheur électronique Elise et accompagner son déploiement auprès des sous-direction et missions du service - participer à l’organisation des archivages papier et numérique - gérer les agendas électroniques, programmer et organiser les réunions en présentiel et/ou en distanciel (visioconférence) ; plus généralement, contribuer à l’organisation du travail des équipes et à leur coordination - veiller à la mise à disposition des dossiers propres à chaque réunion dans les délais nécessaires à leur examen par la cheffe de service - participer aux réunions de service - participer à l’organisation des séminaires internes et des temps conviviaux du service - gérer, en lien avec le BRHAG, les demandes de fourniture, le suivi des abonnements aux revues/publications… pour l’ensemble des agents directement rattachés à la cheffe de service - gérer l’organisation des missions notamment la validation des ordres de missions et le suivi des frais de déplacement via Chorus DT pour l’ensemble des agents directement rattachés à la cheffe de service - gérer les plannings prévisionnels des congés et des permanences - organiser et gérer l'installation des agents rattachés à la cheffe de service et leur accueil, en lien avec le BRHAG - suivre les questions écrites et les productions réglementaires via les applicatifs prévus Reponses, Solon, Edile. L’assistant(e) de direction veillera, dans le cadre du processus en cours de mise en place, à organiser son intérim pendant ses congés avec les secrétariats des sous-directions. Elle/il sera également sollicité(e) pour assurer l’intérim des secrétariats des sous-directions du service. Cet intérim vise à assurer une continuité sur les missions essentielles d’assistance.