FP d'ÉtatEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsSante & SocialIl y a 9 jours

Assistant de direction - Institut Robert-Debré du Cerveau de l'Enfant F/H

Hôpital Robert Debré (ouvre un nouvel onglet) — Hôpital Robert Debré

Localisation

Paris (75), France (75)

Publication

20 octobre 2026

Domaine

Prévention, conseil et pilotage en santé

Secteur

Sante & Social

Missions principales

L’assistant(e) auprès de la Directrice et de la Directrice exécutive de assure le secrétariat de la Direction de l’IHU. Elle garantit la coordination des agendas, l’organisation de réunions et de déplacements ainsi que la fiabilité de la circulation de l’information. Elle contribue à la préparation des réunions en lien avec l’équipe exécutive. Elle sera une interlocutrice privilégiée de nombreux acteurs publics et privés : institutions en premier lieu les fondateurs (AP-HP, UPCIté, Inserm, CEA, Pasteur), sociétés savantes, chercheurs et médecins chercheurs, Agence nationale de la recherche, laboratoires pharmaceutiques, mécènes…. Missions spécifiques Gestion des agendas et organisation de l’activité de la Direction • Assurer l’appui organisationnel de la Direction dont la gestion des agendas, des réunions et des déplacements y compris à l’étranger • S’assurer de la bonne préparation des réunions de la Direction en amont de leur tenue en lien avec l’équipe exécutive • Établir les calendriers des différentes réunions, gérer l’installation des réunions ainsi que la visioconférence et l’enregistrement via les outils institutionnels (Teams etc.). • Assurer la coordination avec la responsable communication de l’IHU pour toute manifestation impliquant la Direction • Assurer l’inscription et l’organisation des transports et de l’hôtellerie pour les séminaires, formations, conférences… Accueil, information et circulation des documents • Assurer l’accueil téléphonique du secrétariat. • Diffuser les notes, directives, comptes rendus et courriers en interne et en externe. • Assurer la mise en page des courriers et documents. • Réaliser l’enregistrement des courriers reçus et adressés. • Mise à jour des listes de diffusion génériques Assistanat • Rédaction de compte-rendus et de procès verbaux d’instances • Participation à l’organisation d’événements auxquels la Direction participe en lien avec la Direction de la communication

Compétences attendues

L’assistant(e) auprès de la Directrice et de la Directrice exécutive de assure le secrétariat de la Direction de l’IHU. Elle garantit la coordination des agendas, l’organisation de réunions et de déplacements ainsi que la fiabilité de la circulation de l’information.Elle contribue à la préparation des réunions en lien avec l’équipe exécutive.Elle sera une interlocutrice privilégiée de nombreux acteurs publics et privés : institutions en premier lieu les fondateurs (AP-HP, UPCIté, Inserm, CEA, Pasteur), sociétés savantes, chercheurs et médecins chercheurs, Agence nationale de la recherche, laboratoires pharmaceutiques, mécènes….Missions spécifiquesGestion des agendas et organisation de l’activité de la Direction• Assurer l’appui organisationnel de la Direction dont la gestion des agendas, des réunions et des déplacements y compris à l’étranger• S’assurer de la bonne préparation des réunions de la Direction en amont de leur tenue en lien avec l’équipe exécutive• Établir les calendriers des différentes réunions, gérer l’installation des réunions ainsi que la visioconférence et l’enregistrement via les outils institutionnels (Teams etc.).• Assurer la coordination avec la responsable communication de l’IHU pour toute manifestation impliquant la Direction• Assurer l’inscription et l’organisation des transports et de l’hôtellerie pour les séminaires, formations, conférences…Accueil, information et circulation des documents• Assurer l’accueil téléphonique du secrétariat.• Diffuser les notes, directives, comptes rendus et courriers en interne et en externe.• Assurer la mise en page des courriers et documents.• Réaliser l’enregistrement des courriers reçus et adressés.• Mise à jour des listes de diffusion génériquesAssistanat• Rédaction de compte-rendus et de procès verbaux d’instances• Participation à l’organisation d’événements auxquels la Direction participe en lien avec la Direction de la communication

Profil attendu

Savoir-faire technique • Maîtrise des outils informatiques Word, Excel, PowerPoint, • Capacité rédactionnelle, bonne orthographe • Excellente expression orale • Bon niveau d'anglais écrit et oral en français et en anglais Compétences • Excellent sens de l'organisation • Gestion des situations complexes • Adaptabilité et réactivité, • Rigueur, grande disponibilité, grande discrétion, • Prise d'initiatives • Diplomatie, intelligence relationnelle • Capacité à travailler en équipe

Métier de référence

Secrétaire médicale / Secrétaire médical

Comprendre ce poste

Ce poste s'inscrit auprès de la direction d'un institut hospitalo-universitaire dédié à la recherche sur le cerveau de l'enfant, rattaché à l'hôpital Robert-Debré à Paris. L'assistant de direction assure le fonctionnement administratif au quotidien de l'équipe dirigeante, en gérant les agendas, les réunions et les déplacements. Il occupe une place de charnière entre la direction et les nombreux partenaires de l'institut, qu'il s'agisse d'établissements de recherche, d'organismes de financement ou de structures médicales. Sa mission contribue ainsi directement à la coordination d'une activité scientifique et médicale d'intérêt public.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique d'État comme aux contractuels, ce qui signifie que les candidats extérieurs peuvent être recrutés par contrat. Il relève de la catégorie B ou C selon le profil retenu, ce qui conditionne les missions et le niveau de responsabilité attendus. Dans la fonction publique hospitalière et de recherche, les perspectives d'évolution passent notamment par la mobilité interne, la préparation de concours administratifs ou la prise en charge progressive de fonctions de coordination.

Conseils pour candidater

Mettez en avant des expériences concrètes de gestion de agendas complexes et de déplacements internationaux, en chiffrant si possible le volume d'activité ou le nombre d'interlocuteurs gérés.
Illustrez votre aisance en anglais écrit et oral par des exemples de correspondances ou de réunions réalisées dans cette langue, car elle est explicitement recherchée.
Préparez des exemples précis de situations où vous avez fait preuve de discrétion, de diplomatie ou d'initiative, en les reliant au contexte d'un environnement scientifique et institutionnel.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. APHP_2026-24597Fonction publique d'État