Assistant(e) de gestion et de communication Incubateur H/F - campus de Paris

L’assistant(e) de gestion et de communication de l’incubateur assure le bon fonctionnement administratif et financier de l’incubateur, en lien avec les entreprises incubées, les différents services de l’Ecole et les partenaires extérieurs. Il/elle assure le bon fonctionnement administratif et opérationnel de l’incubateur, notamment vis-à-vis des entreprises incubées, et le suivi de l’activité de l’Incubateur, et apporte un soutien aux activités de communication de l’Incubateur. A ce titre, vous aurez les activités suivantes : Fonctionnement de l’incubateur : vous - Gérez les demandes d’achats, les demandes techniques (réparations, travaux, parking…), les demandes de badges, les déplacements, les réservations de salle en utilisant les outils informatiques et en relation avec les services concernés - Gérez le planning de l’incubateur et l’organisation des réunions internes, avec les incubés, et avec des extérieurs / formations / comités d’incubation : gestion des dates, invitations et rappels, compte rendus - Accueillez les intervenants extérieurs : préparation des salles (équipements, documents…), commande de la restauration si besoin Relations avec les entreprises incubées : vous - Constituez, mettez à jour et suivez les dossiers administratifs et financiers des entreprises incubées (documents demandés, contrats, assurance, état des lieux…) et les diffusez aux services concernés (services financiers, service qualité contrat, sécurité et prévention…) Suivi de l’activité de l’incubateur : vous - Effectuez un reporting régulier - Renseignez et tenez à jour les outils de suivi de l’activité : CRM, tableaux de suivi (des documents administratifs et financiers, des réunions individuelles et mensuelles, des badges…), saisie de données des projets financés - Organisez les points réguliers avec les services concernés : services financiers, patrimoine/travaux, sécurité et prévention, 2CRP Evénements et animations : Communication et événement, vous : - Participez à l’organisation des événements (journées portes ouvertes, démo days…) : préparation des salles, commandes, invitations, gestion des badges, accueils des visiteurs - Contribuez à la communication réalisée sur les événements : photos, posts, articles - Participez à l’animation du collectif des incubés - Apportez un soutien à la communication de l’incubateur : lettre d’information aux startups, du campus, publications internes et externes, réseaux sociaux, en lien avec le service communication du Campus et de l’ENSAM - Contribuez à réaliser les supports de communication de l’incubateur : fiches de présentation des entreprises, documentation