FP d'ÉtatEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsSante & SocialIl y a 6 jours

Responsable du secrétariat DIRECTION/Communication/DAEF/DSI F/H

AP-HP Agence Générale des Equipements et Produits de Santé (AGEPS) (ouvre un nouvel onglet) — AP-HP Agence Générale des Equipements et Produits de Santé (AGEPS)

Localisation

Paris (75), France (75)

Publication

23 octobre 2026

Domaine

Prévention, conseil et pilotage en santé

Secteur

Sante & Social

Missions principales

Le(la) responsable du secrétariat encadre l’assistante de direction et est garant(e) de la continuité de service du secrétariat de Direction/Communication/Direction des Affaires Economiques et Financières (DAEF)/Direction des Systèmes d’Information (DSI) : accueil physique et téléphonique assistant(e) de la Directrice, de la Directrice Adjointe, du Directeur des Affaires Economiques et Financière, de la Directrice des Systèmes d’Informations et de la Responsable de la Communication : gestion des agendas, réservation et installation des salles de réunion, gestion du courrier, gestion des archives, mise en forme de documents et toute autre tâche relevant de son domaine de compétence gestion des remboursements de frais de mission gestion des abonnements commandes et demande d’achats rédaction, mise en forme de documents de communication diffusion du bulletin de la COMEDIMS gestion des pages intranet et internet diffusion de mails de communication mise à jour de l’annuaire interne et suivi du dossier cartes de visites orgnisation d’évènements de communication : édition de documents et outils, installation, accueil, rangement. Le (la) responsable du secrétariat peut être amené(e) à assurer la permanence des activités du secrétariat. Il (elle) assure également les missions suivantes : gestion des gardes administratives des membres de l’équipe de direction (équilibre des présences à tout moment de l’année) et mise à jour de la valise de garde ; gestion du dossier « Arrêtés de nomination » et actualisation des arrêtés en fonction des modifications d’organigramme local et AP ; gestion du dossier logement pour les personnes logées par nécessité ou utilité de service ; gestion et suivi des autorisations d’activité SAD et SEPBU en lien avec l’ARS ; assistance à la Direction de l’AGEPS dans la gestion de sujets ponctuels nécessitant la constitution d’un dossier et/ou un suivi dans la durée.

Compétences attendues

Le(la) responsable du secrétariat encadre l’assistante de direction et est garant(e) de la continuité de service du secrétariat de Direction/Communication/Direction des Affaires Economiques et Financières (DAEF)/Direction des Systèmes d’Information (DSI) :accueil physique et téléphoniqueassistant(e) de la Directrice, de la Directrice Adjointe, du Directeur des Affaires Economiques et Financière, de la Directrice des Systèmes d’Informations et de la Responsable de la Communication : gestion des agendas, réservation et installation des salles de réunion, gestion du courrier, gestion des archives, mise en forme de documents et toute autre tâche relevant de son domaine de compétencegestion des remboursements de frais de missiongestion des abonnementscommandes et demande d’achatsrédaction, mise en forme de documents de communicationdiffusion du bulletin de la COMEDIMSgestion des pages intranet et internetdiffusion de mails de communicationmise à jour de l’annuaire interne et suivi du dossier cartes de visitesorgnisation d’évènements de communication : édition de documents et outils, installation, accueil, rangement.Le (la) responsable du secrétariat peut être amené(e) à assurer la permanence des activités du secrétariat.Il (elle) assure également les missions suivantes :gestion des gardes administratives des membres de l’équipe de direction (équilibre des présences à tout moment de l’année) et mise à jour de la valise de garde ;gestion du dossier « Arrêtés de nomination » et actualisation des arrêtés en fonction des modifications d’organigramme local et AP ;gestion du dossier logement pour les personnes logées par nécessité ou utilité de service ;gestion et suivi des autorisations d’activité SAD et SEPBU en lien avec l’ARS ;assistance à la Direction de l’AGEPS dans la gestion de sujets ponctuels nécessitant la constitution d’un dossier et/ou un suivi dans la durée.

Profil attendu

Compétences rédactionnelles : maîtrise du style administratif, correction grammaticale et orthographique Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams ou autre outil de visioconférence Sens relationnel et de communication Rigueur, sens de l'organisation et des responsabilités Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Capacité à gérer les urgences, le stress et les exigences liées au poste Dynamisme, capacité d'adaptation Capacités d'initiative, autonomie, capacité à alerter et rendre compte Respect de la confidentialité et sens de la discrétion professionnelle

Métier de référence

Secrétaire médicale / Secrétaire médical

Comprendre ce poste

Ce poste de responsable du secrétariat s'inscrit au sein de la direction d'une agence hospitalière de l'AP-HP, l'Agence Générale des Équipements et Produits de Santé, qui assure l'achat, l'équipement et l'approvisionnement de l'ensemble des établissements du groupe. Le secrétariat rattaché à la direction, à la communication, aux affaires économiques et financières et aux systèmes d'information joue un rôle de charnière entre les dirigeants et les services. Au quotidien, la fonction combine l'accueil, l'organisation des agendas et des réunions, le traitement du courrier et des archives, la préparation de documents ainsi que le suivi administratif (missions, commandes, abonnements). Elle implique aussi l'encadrement d'une assistante de direction, ce qui fait de la continuité du service une responsabilité directe.

Le recrutement dans ce cadre

Le poste est ouvert aux titulaires de la fonction publique et aux contractuels, ce qui signifie que la voie de l'emploi statutaire par concours comme celle du contrat sont possibles selon le profil. Le texte ne précise pas la catégorie hiérarchique ; les fonctions de secrétariat de direction relèvent généralement de la catégorie B ou C, et l'encadrement d'un collaborateur peut ouvrir des perspectives vers des postes de coordination administrative au sein de la fonction publique hospitalière et de l'AP-HP.

Conseils pour candidater

Illustrez concrètement votre expérience d'encadrement ou de coordination d'équipe administrative, en précisant le nombre de personnes et les modalités de suppléance ou de continuité de service que vous avez mises en place.
Mettez en avant votre maîtrise du style administratif et de la rédaction de documents de communication, en joignant si possible un exemple de document rédigé ou mis en forme.
Préparez des exemples précis de gestion d'urgences ou de priorités concurrentes (agendas de dirigeants, remboursements, commandes), car l'entretien portera probablement sur votre capacité à arbitrer et à alerter.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. APHP_2026-24649Fonction publique d'État