Secrétaire H/F

Mission d'accueil et de communication - Assurer le standard téléphonique - Accueillir les partenaires et intervenants se présentant au service, à la porte d'entrée du centre pénitentiaire ou à la grille d'accès au local du SPIP - Contribuer à la diffusion de l’information et de la documentation au sein du service - Tenir à jour la boîte structurelle du milieu fermé. Mission de participation à l'organisation du service - Aviser le cadre du milieu fermé et en son absence celui du milieu ouvert des absences signalées par les agents - Traiter les courriers internes en provenance des autres services, les courriers externes et les fax. - Identifier les courriers des personnes suivies avec le nom du CPIP référent et aviser le cadre des courriers des personnes absentes. - Tenir à jour la base documentaire du service - Participer aux réunions de service et aux réunions départementales - Réaliser l'inventaire des fournitures de bureau en milieu fermé et assurer l'approvisionnement régulier du service. Mission de suivi administratif des dossiers - Constituer les dossiers des personnes suivies tant matériellement que sur informatique - Affecter les dossiers sur les logiciels informatiques, notamment Génésis - Clôturer les dossiers du service sur APPI et mettre à jour le logiciel Appi en cas de fin de suivi - Archiver les mesures - Transmettre les dossiers clôturés aux SPIP compétents (libération, transfert…) - Préparer les convocations selon l'art 741-1 du CPP - Participer à la constitution des dossiers dans le cadre du déploiement du RPO1 Mission exercée en lien avec le greffe du TJ, le centre pénitentiaire ou le secrétariat greffe en milieu fermé - Lister les personnes pour lesquelles une convocation 741-1 doit être établie - Identifier et diffuser les rôles d'audiences : commissions d'application des peines, débats en chambre du conseil, tribunal d'application des peines - Identifier et diffuser les rôles de délibérés Mission de suivi statistique de l'activité du service - Tenir les statistiques concernant l'ouverture et la fermeture des dossiers - Tenir les statistiques concernant l'affectation des dossiers avec la distinction, pour la MAH, entre prévenus et condamnés. - Tenir les statistiques mensuelles - Tenir les statistiques sur le retour des convocations établies selon l'art. 741-1 du CPP et signées - Tenir les statistiques sur l'ensemble de l'activité des intervenants assurant des permanences (processus sortant, insertion économique), ainsi que, en cas d'absence de coordinateur culturel, des activités culturelles. - Tenir les statistiques sur les mesures spécifiques Connaissances : Connaître la législation et la réglementation concernant la gestion des mesures Savoir-être : Rigueur, organisation, méthodologie Respect de la voie hiérarchique