Assistant(e) au pôle mutualisé de secrétariat

Le PMS est composé aujourd'hui de 4 assistants de catégorie C. L'assistant(e) affecté au PMS a pour mission de fournir un appui administratif et organisationnel aux services. Il/Elle garantit les activités suivantes : · mettre à jour le chrono des courriers entrants · suivre les parapheurs soumis par les services au visa ou à la signature de la direction · préparer les parapheurs soumis au Préfet · réaliser le contrôle qualité et la mise sous pli du courrier sortant · publier des arrêtés et des décisions au recueil des actes administratifs · répondre aux messages des deux boîtes fonctionnelles · réserver des salles · répondre aux appels résiduels du standard · préparer l'accueil des nouveaux arrivants en lien avec les services et le secrétariat général commun · saisir les états de frais mensuels de l'architecte et du paysagiste conseils dans CHROUS DT · venir en appui des services pour l'organisation d'évènements (préparation des feuilles d'émargement, des chevalets,...) · assurer l'approvisionnement et la mise à disposition des fournitures de bureau · préparer des tableaux de suivi (congés, grévistes,..). L'assistant(e) du pôle est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du pôle de secrétariat et de son adjointe. Il/Elle travaille en collaboration étroite avec les autres assistant(e)s du pôle et les deux assistantes de direction. Il/Elle est en relation avec les cheffes de service et leurs adjoints à qui il/elle apporte son appui. A l'occasion de la préparation de réunions, il/elle est amené(e) à prendre contact avec les interlocuteurs extérieurs à la DDT.