Coordinateur des secrétariats médicaux

PROFIL RECHERCHÉ - Savoir-faire · Analyser et optimiser un / des processus · Arbitrer et/ou décider entre différentes propositions, dans un environnement donné · Concevoir et mettre en œuvre des changements organisationnels · Concevoir, piloter et évaluer un projet / un processus relevant de son domaine de compétence · Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles · Identifier et analyser les évolutions et leurs impacts sur les activités, les systèmes relatifs à son domaine de compétence · Piloter, animer / communiquer, motiver une ou plusieurs équipes · Planifier, organiser, répartir la charge de travail et allouer les ressources pour sa réalisation · Traduire les orientations, plans d’actions et moyens de réalisation en activités quotidiennes · Savoir-être · Rigueur et sens de l’organisation dans la gestion des priorités et des procédures · Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité des informations médicales · Esprit d’équipe et capacité à fédérer autour d’objectifs communs · Sens de la communication et aptitude à dialoguer avec des interlocuteurs variés (médecins, soignants, administratifs, usagers) · Leadership bienveillant et capacité à motiver, accompagner et recadrer les agents · Réactivité et adaptabilité face aux imprévus et aux évolutions du service · Capacité d’analyse et de recul pour anticiper les besoins et résoudre les situations complexes · Diplomatie et maîtrise de soi dans la gestion des tensions ou des situations sensibles · Esprit d’initiative et force de proposition dans l’amélioration continue des pratiques Conditions d’accès au poste Diplôme requis de niveau 6 (Licence) ou 7 (Master) dans les domaines de la gestion, des ressources humaines ou de l’administration publique. Formation / expérience professionnelle exigée en management de services hospitaliers. Très bonne connaissance requise du fonctionnement des secrétariats médicaux.

Missions spécifiques du poste · Missions principales o Organiser, planifier et superviser l’activité des secrétariats médicaux du ou des services concernés o Veiller à la qualité, la fiabilité et la continuité du traitement administratif des dossiers patients o Harmoniser les pratiques professionnelles et les outils utilisés par les secrétariats o Assurer l’interface entre les équipes médicales, paramédicales, administratives et les usagers o Contribuer à l’optimisation des circuits de communication et à la fluidité du parcours patient · Missions spécifiques en lien avec la qualité o Participer à la mise en œuvre et au suivi des procédures qualité relatives à la gestion des dossiers patients o Contrôler la conformité et la traçabilité des documents produits par les secrétariats o Identifier les dysfonctionnements, proposer et mettre en œuvre des actions correctives o Participer aux audits internes, à l’évaluation des pratiques professionnelles et à la rédaction de protocoles o Promouvoir la culture qualité et la confidentialité au sein des équipes administratives · Autres missions spécifiques o Contribuer à la formation et à l’intégration des nouveaux secrétaires médicaux o Participer à la mise en œuvre de projets de modernisation des systèmes d’information et de dématérialisation o Collaborer à la gestion des ressources matérielles et logicielles nécessaires à l’activité des secrétariats o Représenter le service dans les réunions institutionnelles ou i