Agent administratif à la direction des Affaires médicales

Description du métier-              Gestion de la formation médicale continue-              Secrétariat de direction, réception téléphonique et mail, prise de rendez-vous, rédaction de courriers-              Gestion des instances médicales-              Plannings de garde et permanence des soinsMissions du serviceGestion des ressources humaines médicales - 250 praticiens titulaires ou en formation•              Gestion statutaire et administrative des praticiens : suivi des carrières, recrutements, nominations, avancements, renouvellements de contrats, gestion des absences (congés, arrêts maladie, etc.).•              Organisation du temps médical : élaboration et suivi des plannings, tableaux de service, permanence des soins, gardes et astreintes, en lien avec les chefs de pôle et chefs de service.•              Gestion des recrutements médicaux : identification des besoins en effectifs, publication des offres, relation avec les candidats, gestion des commissions de recrutement, rédaction et signature des contrats.•              Suivi de la formation médicale continue : recueil des besoins, planification des actions de formation, suivi budgétaire et administratif (DPC, financements, etc.).•              Appui au pilotage médical : participation à l’élaboration du projet médical, suivi des indicateurs d’activité médicale, appui aux travaux de la CME et autres instances médicales.•              Veille réglementaire et application des textes relatifs à la fonction publique hospitalière et aux statuts des personnels médicaux.•              Interface entre la direction générale, les professionnels médicaux et les instances (CME, ARS, CNG, etc.), garantissant un dialogue fluide et conforme aux règles en vigueur.Missions spécifiques du poste·         Missions principalesGestion de la formationo   Assurer l’enregistrement et la mise à jour des congés formation dans les tableaux de suivi dédiés.o   Rédiger et transmettre les demandes de prise en charge des frais de formation auprès des organismes compétents.o   Effectuer le contrôle des justificatifs et des frais engagés dans le cadre des formations, et procéder à la mise en paiement en lien avec le service financier.o   Mettre à jour régulièrement les tableaux de suivi de la formation, permettant un pilotage précis de l’activité.o   Gérer le paiement des factures adressées par les organismes de formation, en lien avec le service comptable et dans le respect des délais.Secrétariato   Assurer l’accueil téléphonique : réception et transmission des appels, prise de messages.o   Gérer le tri et la répartition du courrier entrant et sortant.o   Organiser les plannings et assurer la prise de rendez-vous selon les priorités définies.o   Effectuer la réservation de véhicules pour les déplacements professionnels.o   Rédiger, mettre en forme et envoyer les courriers relevant de la D.A.M.o   Participer à l’organisation des réunions : convocations,

Savoir faire - Compétences rédactionnelles : écriture, prise de note, retranscription - Savoir être - Capacité d'initiative, d'analyse et de présentation des problématiques et force de proposition - Travail en équipe - Organisation et rigueur, aptitude à gérer les priorités - Réactivité/adaptabilité - Diplomatie Conditions d’accès au poste Diplôme requis : bac+2 gestion administrative Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée : - Expérience préalable dans un service de ressources humaines - Expérience préalable en établissement de santé - Connaissance des statuts des professionnels médicaux