DUPA/STRU/B-Chef(fe) du secrétariat mutualisé du service des titres et des relations avec les usagers

Groupe RIFSEEP : 1 NBI : NON Vos activités principales Le responsable du secrétariat mutualisé du service des titres et des relations avec les usagers encadre deux secrétaires. Il/elle organise leur activité au bénéfice des quatre bureaux ou mission du service. Le/la chef(fe) du secrétariat mutualisé prend également en charge des missions de secrétariat en propre et plus particulièrement : - la tenue des agendas du chef de service et de son adjoint, - la réservation des salles de réunion, - la gestion du courrier du service, - la gestion du suivi des interventions du cabinet du préfet de police, - la prise de rendez-vous dans l’outil dédié, - la rédaction ou mise en forme de certains courriers, - la constitution de dossiers, l’élaboration de synthèses ou mise en page de supports de présentation, - l’organisation logistique du service (recensement des besoins en mobiliers ou fournitures, passation des commandes, suivi des livraisons et du budget) en lien avec les services support de la direction), - l’accueil, le filtrage et les renseignements téléphoniques. La prise de poste sera l’occasion de réaliser un diagnostic du fonctionnement du secrétariat pour l’optimiser en l’adaptant aux besoins réels des bureaux et aux éventuelles évolutions de missions à venir. Vos perspectives Le secrétariat mutualisé du STRU, au service de toutes les entités du service, a un rôle central. Le ou la chef(fe) de celui-ci peut donc s’épanouir en soutien à un service dynamique aux missions variées et tournées vers les usagers. Les compétences organisationnelles et managériales développées sur ce poste pourront utilement être mobilisées dans le cadre d’une mobilité vers des fonctions de niveau supérieur ou pour le passage d’un examen professionnel ou d’un concours. Durée attendue sur le poste : 3 ans