Assistant au Cabinet du Maire - MAIRIE DE LA BAULE ESCOUBLAC

Intitulé du poste : Assistant(e) au Cabinet du Maire Cadre d’emplois : Adjoints Administratifs Mission : Assurer le secrétariat et la gestion administrative du Cabinet du Maire, incluant le suivi comptable de l’intendance et du Cabinet, la gestion des courriers (lettres, cartons, accusés de réception…), la coordination des activités du Cabinet et la participation à organisation des événements (inaugurations, cérémonies…) Service : Cabinet du Maire Temps de travail : Temps complet (possibilité de temps partiel selon accord) 1. Secrétariat du Cabinet du Maire : - Accueil téléphonique et physique (usagers, élus, partenaires). - Gestion des agendas (prise de rendez-vous, organisation des déplacements) - Rédaction, mise en forme et diffusion des courriers, notes, présentations, cartes, naissances, faire parts - Classement et archivage des documents (courriers, mails, dossiers) - Événements : Organisation matérielle des grands événements (Jumping, vœux du Maire, cérémonies, réunions publiques) : Envoi des invitations (courriers, mails, phoning) ; Suivi des confirmations, gestion des listes d'émargement 2. Gestion administrative et protocolaire : - Préparation des dossiers (supports, discours, logistique). - Coordination avec les services techniques et communication. - Courriers protocolaires : Rédaction et envoi des lettres de remerciements, félicitations, condoléances, accusés de réception, cartons de naissance/décès 3. Suivi comptable et financier de l’intendance et du Cabinet : - Gestion administrative et financière du Cabinet - Suivi des dépenses liées aux événements et déplacements (ordres de mission, frais) - Mise à jour des bases de données (fournisseurs, prestataires) 4. Veille et coordination transversale : - Veille documentaire (presse, actualités institutionnelles) - Appui aux autres assistantes en cas de besoin (remplacement, surcharge) Activités secondaires/saisonnières : - Remplacement ponctuel de la secrétaire du Maire ou d’autres assistants administratifs - Participation à des événements en soirée/week-end (ex. : cérémonies, vœux)