Assistante / Assistant de direction

Groupe RIFSEEP : 2 Vos activités principales : L’agent exerce ses activités de secrétariat sous l’autorité du chef de l’Etat-major , il est rattaché à cette unité pour sa gestion administrative. En complément, il assure le secrétariat SDRF qui est rattaché à sa propre entité. Secrétariat : - Standard – accueil – secrétariat courant - Enquêtes administratives : réception, transmission, envoi et retour à la préfecture, sous-préfectures, alimentation des tableaux de suivi des enquêtes administratives : - naturalisations - dossiers d’armes - expulsions locatives - domiciliations - Enregistrement des courriers entrants et sortants, et des notes de service de la DDPN dans le logiciel courrier MAARCH - Rédaction des bordereaux d’envoi pour l’État Major - Suivi des transmissions des ordonnances pénales entre le tribunal et les CPN - Classement et archivage des dossiers Secrétariat SDRF : - Renseignement et accompagnement des CPN pour le traitement des diverses demandes - Diffusion des ouvertures des stages, des recensements, des demandes de jury et préparation des concours auprès des services du département - Envoi de relances auprès des CPN -Saisies DIALOGUE 2 formation : - Inscription des agents sur les stages demandés et envoi des inscriptions à la DZPN - Création des sessions de stages sur l’application dialogue 2 au niveau du département (toute formation ou recyclage dispensés par les FTSI 02) - demande d’agrément pour les coûts - alimentation des résultats - saisie des E-formations et alimentation des tableaux de suivi - suivi de la ROPN (session de formation S3 et S4 et séances de tir) CHORUS DT : profil ASSIST - Création des ordres de mission (réservations hôtelières+transport) - Création des états de frais pour mise en paiement • Activités du service Traitement du courrier (enregistrement des arrivées/départs), statistiques, standard téléphonique, secrétariat du Centre Départemental des Stages et de la Formation • Composition et effectifs du service 2 AA • Liaisons hiérarchiques Le chef de l’Etat-major La directrice départementale • Liaisons fonctionnelles : Le chef du SDRF Le chef du SDSO et son adjoint la DZRFPN le SGAMI Nord la préfecture de l’Aisne Autres administrations