Secrétariat général (h/f) - CDC CREUSE CONFLUENCE

La Communauté de Communes Creuse Confluence recrute, pour son secrétariat général, un agent administratif (h/f) à temps complet. Sous l'autorité de la Direction générale des services, l’agent en charge du secrétariat général (h/f) aura notamment pour missions : Secrétariat Général : • Accueil et renseignements du public, • Gestion et transfert des appels téléphoniques de toute la structure, • Gestion du courrier : envoi, réception, diffusion et traçabilité • Affichage de l’information, • Gestion du planning de réservation des véhicules de service, • Gestion de la réservation et installation de la salle de réunion, • Etablir les bons de commande (fêtes et cérémonies, réunions, gestion de stocks) • Gestion et commandes des fournitures administratives et alimentation (réunions, évènements…) • Préparer et organiser la logistique d’évènements • Archivage numérique et papier : tri, classement et recherche des documents archivés pour les services • Saisir et mettre à jour les bases de données • Organiser des agendas partagés élus/directeurs • Suivre l’agenda et le calendrier des différents évènements (dates de réservation des salles et gestion des dates des commissions) Secrétariat et suivi administratif : • Gestion et transfert des mails aux services concernés, aux élus • Rédiger les courriers et divers documents • Préparer les dossiers pour les réunions auxquelles participent la DGS, le DGA et la DF • Préparer les commissions thématiques - Envoi des convocations / OJ - Préparation des documents pour les commissions de travail - Réalisation et mise en forme de diaporamas - Rédaction des comptes-rendus (commissions thématiques…) - Envoi des comptes-rendus aux membres des différentes commissions • Centraliser les demandes de subventions des associations, • Centraliser toutes les conventions de la collectivité et les classer de manière dématérialisée avec un suivi de validité pour une meilleure anticipation de renouvellement, le cas échéant, • Suivi des réunions en lien avec l’agenda de l’équipe de Direction, • En cas d’absence, soutenir administrativement l’agent en charge des Assemblées.