Assistant de direction en charge des Assemblées (h/f) - CDC CREUSE CONFLUENCE

La Communauté de Communes Creuse Confluence recrute un assistant de direction en charge des Assemblées (h/f) à temps complet. Sous l'autorité de la Direction générale des services, l'assistant de direction en charge des Assemblées (h/f) aura notamment pour missions : Préparer, gérer et assurer le suivi des assemblées délibérantes : • Préparation des séances - Gérer la logistique : réservation de la salle et autres - Diffuser l’information aux élus communautaires - Collecter les informations nécessaires à l’établissement de l’OJ (Bureau et Conseil Communautaire) - Centraliser les délibérations transmises par les services et assurer la mise en forme - Envoi de la convocation, de l’OJ et du rapport (pièces) - Assurer le respect des délais de validation. • Déroulement des séances - Assister impérativement aux séances - Noter les votes pour chaque délibération - Vérifier les départs/arrivées des élus tout au long de la séance - Noter les interventions des élus • Après les séances - Traitement des délibérations - Application des votes, des présences, rectification des délibérations si nécessaire - Formalités de publicité (télétransmission des actes au contrôle de légalité, affichage et archivages) - Rédaction du compte-rendu et du procès-verbal Assistant de direction : - Appuyer la direction générale sur les aspects juridiques (veille, recherche de documentation) - Aider à la préparation des dossiers du ou des directeurs (assistance si besoin à la réalisation) - Traiter les réponses de mails les plus courantes en fonction de la connaissance acquise du dossier en cas d’absence de la personne qui en a la charge - Assistance à la rédaction de documents administratifs, élaboration de tableaux divers - Rédiger différents actes administratifs et vérifier le visa réglementaire porté sur les actes - Rédiger des courriers simples et mettre en forme les courriers du Président et de la DGS - Préparer et suivre des dossiers/commissions pilotés par la Direction Générale - Préparer les supports de réunion - Participation à l’élaboration du rapport annuel d’activités - Rédiger des synthèses, notes et comptes-rendus Missions secondaires : - Accueil physique et téléphonique du public - Gestion du courrier : réception, diffusion et traçabilité - Saisir et mettre à jour les bases de données - Classement et archivage des documents - Installation de la salle de réunion et aide à la mise en place de réunions en visioconférence - En cas d’absence, soutenir administrativement l’agent en charge du secrétariat général Ces missions requièrent de la souplesse dans le travail et de l’adaptabilité.