Gestionnaire du pôle études – UFR Arts et Médias
Université Sorbonne Nouvelle Paris 3 (ouvre un nouvel onglet) — Université Sorbonne Nouvelle Paris 3
Localisation
8 Av. de Saint-Mandé 75012 Paris (75)
Temps de travail
Complet
Contrat
CDD d'1 an
Statut du poste
Vacant
Télétravail
Oui
Management
Non
Niveau d'études
Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Publication
15 avril 2026
Date limite
15 septembre 2026
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
La/le gestionnaire du pôle études est placé-e sous l’autorité hiérarchique de la RAC adjointe de l’UFR et l’autorité fonctionnelle de la/du responsable du pôle études, chargé-e de coordonner les opérations du pôle. Elle/Il est chargé·e de mettre en œuvre l’organisation des études pour les 4 départements de l’UFR Arts & Médias dans les logiciels SI de suivi des études, en lien avec la scolarité, les secrétariats pédagogiques des départements de l’UFR et les services administratifs de l’université.
Accueillir et informer les enseignants et les gestionnaires de l’UFR :
· Fournir les renseignements et/ou documents adaptés aux différents interlocuteurs de l’UFR et de l’Université (sur place, par mail ou par téléphone).
Contribuer à la modélisation des structures d’enseignements et des campagnes d’habilitation :
· Participation à l’élaboration des arborescences sur la base des maquettes accréditées ;
· Paramétrage des structures d’enseignements des différents diplômes dans le SI de gestion ;
· Paramétrage des charges d’enseignements : recueillir les données et saisir dans le SI de gestion les charges d’enseignements.
Assurer le suivi des contrôles de connaissances :
· Paramétrage des modalités de contrôle des connaissances par diplôme ;
· Saisie des règles de calcul de validation, lancement, contrôle ;
· Paramétrer SNW dans le cadre de la saisie des notes ;
· Modélisation et paramétrage des procès-verbaux de Jurys et des relevés de notes ;
· Suivi des délibérations dans le SI de gestion ;
· Participer aux évolutions des systèmes SI de gestion des formations et assurer l’actualisation du SI de gestion en cas d’évolution de l’offre de formation.
Intervenir en soutien dans les tâches de scolarité :
· Participer à l’élaboration des emplois du temps de l’UFR : centralisation des données des 4 départements (suivi du recueil, contrôles et corrections le cas échéant, saisie dans les outils SI idoines), aide à la réservation des salles et amphis avec la DILE ;
· Paramétrage des groupes et des IPWeb ;
· Traiter les réclamations courantes (erreurs de saisie, omissions, blocages) ;
· Assistance en soutien aux départements en cas de pic d’activité.
Profil attendu
Connaissances :
· Connaissances des procédures administratives et pédagogiques relatives aux admissions des étudiants et à la formation (réglementation nationale relative à la scolarité et à la délivrance des diplômes) ;
· Connaissances des formations délivrées ;
· Connaissances avérées du fonctionnement administratif d’un établissement d’enseignement supérieur.
Compétences opérationnelles :
· Maîtrise du logiciel Apogée (Pégase souhaitée), appétence avérée pour le paramétrage et le suivi de données SI ;
· Maîtrise des outils bureautiques et de communication (Word-Excel, messagerie, Google office) et aisance avec l’outil informatique indispensable.
Compétences comportementales :
· Savoir être méthodique, rigoureux-euse et disponible ;
· Aisance relationnelle, dialogue avec les enseignants ;
· Sens du travail en équipe.
Conditions d'exercice
Des cycles de travail hebdomadaires au choix et selon les nécessités de service :
o 35h hebdomadaire avec 46 jours de congés
o 38h55 hebdomadaire avec 47 jours de congés + 7 jours de RTT
Conditions particulières :
- Variation de la charge de travail au cours de l’année en lien avec le calendrier universitaire ;
- Présence impérative en pleine période d’inscription et de rentrée (juin, juillet, septembre, octobre, janvier) ;
- Bureau recevant un public nombreux et varié dans ses demandes.
Un aménagement du temps de travail modulable selon les nécessités de service :
o sur 5 jours
o sur 4,5 jours
o en mode alterné (semaine de 5 jours et semaine de 4 jours)
Du télétravail conventionné ou en mode flexible selon les nécessités de service
Le forfait mobilités durables
Protection sociale complémentaire
Des professionnels à votre disposition en matière d’accompagnement professionnel : service développement des compétences, médecine de prévention, service social, correspondant-e handicap, CROUS, service Arts et Culture…
Pièces à fournir
L'envoi du CV est obligatoire
Informations complémentaires
Poste : Vacant
Statut : Ouvert aux contractuels uniquement
Filière : ITRF/AENES
Catégorie d’emploi et corps : catégorie C
Emploi-type REFERENS III : J5X41 – Adjoint-e en gestion administrative
Localisation du poste : Campus Nation, 8 avenue Saint-Mandé Paris 12ème
Quotité : 100%
Date de prise de fonction : 2 novembre 2026
Métier de référence
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
Comprendre ce poste
Le gestionnaire du pôle études est un rouage central de l'organisation pédagogique universitaire. Au quotidien, ce poste articule l'administration des quatre départements de l'UFR (Arts, Cinéma, Médias, etc.) en gérant les données académiques dans les systèmes informatiques de l'université. Il s'agit de tracer le parcours des étudiants, de structurer les offres de formation et de coordonner les informations entre enseignants, services pédagogiques et direction. C'est une fonction de liaison administrative où la fiabilité des données conditionne directement le fonctionnement de l'établissement.
Le recrutement dans ce cadre
Ce CDD d'un an en catégorie C s'inscrit dans le vivier des contractuels de la FPE. L'ouverture exclusive à ce public vise à fidéliser des profils expérimentés en environnement universitaire. Une bonne maîtrise du système Apogée constitue un atout majeur pour envisager une pérennisation ou une évolution vers d'autres postes administratifs au sein de l'établissement.
Conseils pour candidater
- Détailler l'expérience acquise dans des outils SI académiques (Apogée en priorité, ou Pégase) : lister les opérations concrètes menées (création de structures, campagnes d'habilitation, extractions de données).
- Valoriser la connaissance du cadre réglementaire de la scolarité française (LMD, accréditation, diplômes) : mentionner des contextes où cette connaissance a facilité des tâches administratives.
- Insister sur les capacités de communication transversale : montrer comment avoir géré des demandes multiples et contradictoires d'interlocuteurs différents (enseignants, étudiants, services centraux).
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2252237Fonction publique d'État