DGT-SAMD-JS- Secrétaire - Assistant(e) H/F

Le/la titulaire du poste occupe les fonctions d'assistant/e du chef de service des affaires multilatérales et du développement. Ses principales activités consistent à: - assurer l'accueil téléphonique et les visiteurs pour le chef de service . - tenir dynamiquement l’agenda du chef de service (prise et organisation de rendez-vous) ; - traiter les courriels reçus sur la messagerie générique du secrétariat ; - organiser des audioconférences ou des visioconférences et contribuer à la préparation d’évènements ; - gérer les déplacements du chef de service ; - enregistrer et faire circuler les plis classifiés au sein du service ; - coordonner des dossiers avec le secrétariat du cabinet DG ainsi qu'avec tous les agents du service ; - assurer la transmission des notes ministre et des mémos en cas de nécessité. En bonne entente avec l'assistante de la sous-directrice multifin avec laquelle il/elle partage la même pièce, il/elle assure l'intérim de sa collègue pendant les absences et les congés ainsi qu'en cas de besoin. Principales activités - Secrétariat - Classement, archivage - Contrôle, vérification - Information et accueil - Gestion de procédures Relations fonctionnelles - Les autres services de la direction - Les services déconcentrés - D'autres ministères - Les agents du ministère - Les cabinets ministériels - Des organismes étrangers - Les autres directions - Des établissements publics - Le secteur privé