Assistant de Direction Apprentissage en UFA H/F - HBS - 100%

Nous sommes à la recherche d'un Assistant de Direction H/F dynamique et polyvalent pour rejoindre notre équipe. Dans ce rôle, vous serez chargé de diverses missions visant à assurer le secrétariat de Direction de l’UFA et l’accompagnement des apprentis. En lien avec le Département Apprentissage, vous serez chargé de : Accompagner l’accueil, l’intégration, l’inclusion et le suivi administratif de l’apprenti Pour ce faire, vous devrez accueillir, informer et orienter vers les bons interlocuteurs à l’interne de l’UFA et au siège, les candidats apprentis/les familles. En parallèle, vous serez amené à orienter les apprentis en situation de handicap ou rencontrant des difficultés d'apprentissage vers le référent handicap de son UFA. Il vous faudra également informer sur les dispositifs de mobilité, conseiller sur les démarches à effectuer et orienter les apprentis vers les interlocuteurs compétents puis procéder à la pré-saisie des contrats d’apprentissage et assurer la collecte des informations auprès des apprentis et des entreprises. Vous serez le relai de la vie de l’apprenti. De ce fait, vous serez amené à préparer, traiter et suivre les dossiers administratifs de candidature des apprentis avant transmission à l’antenne : - Créer la fiche entreprise et la fiche apprenti dans Yparéo - Déposer les pièces justificatives dans Yparéo - Transmettre les dossiers dans les délais - Transmettre, le cas échéant, les modifications de contrat - Alerter et transmettre les potentielles ruptures de contrat (POKE) auprès des services concernés De plus, vous suivrez et gérerez les frais annexes en lien avec le secrétaire général de l’EPLE : - Transmettre via DIAL UFA l’ensemble des demandes d’aides (premiers équipements/hébergement/restauration…) Vous gérerez également la saisie des absences et contrôler l’assiduité - Assurer le reporting des absences Yparéo - Assurer la transmission aux entreprises Puis, assurer la gestion administrative Pour ce faire, vous serez chargé d’assurer le secrétariat du service : - Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs du service - Assurer le secrétariat courant de l’UFA - Rédiger, saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser - Gérer la boîte mail de l’UFA et diffuser l’information sous couvert du Directeur de l’UFA - Assurer la logistique des réunions (comités de liaison) - Classer et archiver De plus, il vous faudra gérer la planification et le suivi des heures formateurs : - Saisir le prévisionnel des formateurs - Suivre les heures formateurs - Saisir les heures dans GIPSIH - Transmettre les heures pour mise en paiement - Enfin, vous devrez assurer le reporting de l'UFA, saisir et mettre à jour les ressources documentaires et tableaux de bord ainsi que transmettre ou - Alimenter les supports dédiés au pilotage (RESANA- DIAL UFA). Pour finir, vous contribuerez au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM)