Assistante de direction F/H

Liaisons fonctionnelles : Le Responsable des ressources humaines de Pitié-Salpêtrière Le Responsable des ressources humaines adjoint de Pitié-Salpêtrière L’encadrement de l’ensemble des secteurs DRH de Pitié-Salpêtrière Les secrétariats des 7 hôpitaux d’AP-HP.Sorbonne Université Les CP DMU des 7 hôpitaux d’AP-HP.Sorbonne Université Les directions fonctionnelles d’AP-HP.Sorbonne Université Les directions fonctionnelles du Siège de l’AP-HP L’assistant(e) de direction assure l’organisation et la continuité de l’activité du secrétariat de la DRH en collaboration au sein d’un binôme. Il/elle prend en charge l’accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes, en assurant leur orientation vers les services/référents appropriés. Il/elle gère les agendas en planifiant les rendez-vous et réunions, tout en assurant un suivi rigoureux des sollicitations, en hiérarchisant les urgences et en recherchant les informations nécessaires pour appuyer la direction des ressources humaines. L’assistant(e) de direction assure, en outre, la rédaction et la mise en forme de divers documents (rapports, courriers, comptes rendus) ainsi que l’organisation logistique des réunions. Enfin, les assistant(e)s de direction ont la charge, en autonomie, de dossiers spécifiques (médailles, chambres sociales…) au sein de la DRH. Secrétariat : Assurer la gestion des agendas : programmation de rendez-vous et de réunions. Assurer un suivi minutieux des sollicitations en priorisant les urgences et rechercher les compléments - d’informations nécessaires aux DRH, au Responsable des ressources humaines et au Responsable des ressources humaines adjoint. Assurer l’accueil téléphonique et physique, et l’orientation des interlocuteurs internes et externes. Assurer le traitement et la mise en forme de documents : rapports, courriers, comptes rendus… Organiser les réunions (agendas, réservation des salles, CR…). Contribution à l’instruction des procédures disciplinaires : Constitution et suivi des dossiers disciplinaires Convocation des agents Participation aux entretiens et rédaction des comptes rendus Préparation des dossiers disciplinaires soumis au Conseil de Discipline Assurer la traçabilité des procédures disciplinaires instruites (tableau de suivi) Autres : Gestion et suivi de certaines réquisitions judiciaires adressées à la DRH Gestion et suivi des ordres de missions hors ceux concernant la formation Gestion des médailles institutionnelles AP-HP (2 promotions dans l’année) Gestion des chambres sociales d’hébergement d’urgence Assurer le suivi, le classement et l’archivage dématérialisé (NAS, Teams…) des dossiers spécifiques (disciplinaires, contentieux, signalements, médailles, chambres sociales…) Gestion des commandes et des demandes d’intervention