Adjoint.e en gestion administrative - secrétariat général

Vos missions : · Secrétariat de l’administration générale des Facultés de médecine et de pharmacie · Planification de l’offre de formation, saisie prévisionnelle des enseignements et organisation des enseignements et examens · Participation aux activités de communication et à l’évènementiel Vos activités principales 1. Administration générale - Gérer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général - Rédiger des courriers, archiver des documents, gérer l’agenda du Responsable Administratif - Gérer le secrétariat du doyen de médecine en l’absence de sa secrétaire (binôme) - Convoquer et participer à l’organisation des conseils de gestion - Gérer le suivi et la logistique des élections au sein des Facultés - Mettre à jour et suivre les procédures, ressources partagées par l’ensemble des personnels - Participer à l’organisation de l’accueil des nouveaux personnels - Gérer le prêt et le suivi des PC portables à destination des étudiants - Gérer les conventions d’accueil des étudiants, lycéens extérieurs à l’Université de Limoges - Gérer les droits d’accès aux parkings et bâtiments Marcland et CBRS (personnels et étudiants) - Éditer, encoder et activer les cartes des personnels - Faire le lien avec la DSI pour les prolongations de droits d’accès - Assurer le suivi de tableaux de bord 2. Planification offre de formation, saisie prévisionnelle enseignements et organisation enseignements et examens - Mettre à jour les maquettes de formation, pour validation en Conseils de gestion - Participer à la mise à jour des charges d’enseignement et des groupes sur APOGÉE - Planifier dans ADE les emplois du temps des cursus de masters et des examens - Participer à la saisie en prévisionnel dans SAGHE des services d’enseignants et des heures de vacataires - Participer à l’organisation des examens de l’Accès Santé (épreuves écrites et orales) 3. Participation aux activités de communication et à l’évènementiel - Suivre les demandes et autorisations d’organisation d’évènements internes et externes - Réserver les salles et assurer les relations avec les partenaires extérieurs - Établir les conventions de mise à disposition des locaux et en assurer le suivi dans la GEIDE - Organiser l’aspect matériel des évènements en lien avec l’équipe logistique et multimédia - Mettre à jour le site Internet de Médecine (rubriques Elections et Conseil de Gestion) - Gérer les immersions de lycéens au sein des composantes de Médecine et Pharmacie - Participer aux évènements de communication externe (JPO, Forum Limousin Santé Territoires…)