Assistant.e de direction F/H
Institut National des Sciences Appliquées de Lyon (ouvre un nouvel onglet) — Institut National des Sciences Appliquées de Lyon
Localisation
Rhône (69), France (69)
Niveau d'études
Niveau 4 Baccalauréat
Publication
24 juillet 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
La Direction générale des services adjointe (DGSA) recrute son ou sa prochaine Assistante de direction (F/H) !
Au sein d'une équipe de trois personnes, vous assurez l'accueil, la gestion administrative, la logistique et l'organisation du secrétariat partagé, tout en garantissant la continuité du service auprès des deux DGS adjoints.
Type de contrat : CDD de 12 mois (temps plein, 36h45/semaine)
Localisation : Campus LyonTech – La Doua (Villeurbanne)
Prise de poste : 02/11/2026
Rémunération : de 1 980 € à 2 650 € brut mensuel (modulable selon expérience)
Poste ouvert : aux fonctionnaires et contractuel·les (catégorie B)
Activités principales
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique, et gérez les boîtes mails génériques et le courrier.
Vous planifiez les rendez-vous et gérez l'agenda des deux DGSA.
Vous organisez les réunions : réservation des salles, envoi des invitations et préparation des dossiers.
Vous rédigez et mettez en page les documents, courriers et notes de service, et mettez à jour la gestion électronique des documents partagés.
Vous gérez les ordres de mission ainsi que les réservations de transport et d'hébergement pour les deux DGSA, en suppléance pour le reste de la DGS.
Vous assurez le suivi budgétaire, réalisez les bons de commande et préparez les dossiers financiers.
Activités secondaires
Vous assurez la gestion administrative de certaines procédures sensibles gérées par la Direction générale des Services.
Vous prenez des notes lors des réunions et rédigez les comptes rendus.
Vous assurez la continuité du service en cas d'absence et participez à l'organisation logistique du secrétariat.
Ce poste est fait pour vous si :
Vous aimez jongler entre plusieurs missions administratives sans perdre en rigueur.
Vous êtes à l'aise avec la gestion d'agendas partagés et les outils bureautiques.
Vous avez envie d'évoluer au cœur de la direction générale d'un établissement dynamique.
Faites demi-tour si :
Vous préférez un poste avec une seule mission fixe plutôt que des priorités multiples.
La confidentialité des dossiers vous semble contraignante au quotidien.
Vous cherchez un poste sans contact avec de nombreux interlocutrices et interlocuteurs.
Compétences attendues
La Direction générale des services adjointe (DGSA) recrute son ou sa prochaine Assistante de direction (F/H) !Au sein d'une équipe de trois personnes, vous assurez l'accueil, la gestion administrative, la logistique et l'organisation du secrétariat partagé, tout en garantissant la continuité du service auprès des deux DGS adjoints.Type de contrat : CDD de 12 mois (temps plein, 36h45/semaine)Localisation : Campus LyonTech – La Doua (Villeurbanne)Prise de poste : 02/11/2026Rémunération : de 1 980 € à 2 650 € brut mensuel (modulable selon expérience)Poste ouvert : aux fonctionnaires et contractuel·les (catégorie B)Activités principalesVous assurez l'accueil téléphonique et physique, et gérez les boîtes mails génériques et le courrier.Vous planifiez les rendez-vous et gérez l'agenda des deux DGSA.Vous organisez les réunions : réservation des salles, envoi des invitations et préparation des dossiers.Vous rédigez et mettez en page les documents, courriers et notes de service, et mettez à jour la gestion électronique des documents partagés.Vous gérez les ordres de mission ainsi que les réservations de transport et d'hébergement pour les deux DGSA, en suppléance pour le reste de la DGS.Vous assurez le suivi budgétaire, réalisez les bons de commande et préparez les dossiers financiers.Activités secondairesVous assurez la gestion administrative de certaines procédures sensibles gérées par la Direction générale des Services.Vous prenez des notes lors des réunions et rédigez les comptes rendus.Vous assurez la continuité du service en cas d'absence et participez à l'organisation logistique du secrétariat.Ce poste est fait pour vous si :Vous aimez jongler entre plusieurs missions administratives sans perdre en rigueur.Vous êtes à l'aise avec la gestion d'agendas partagés et les outils bureautiques.Vous avez envie d'évoluer au cœur de la direction générale d'un établissement dynamique.Faites demi-tour si :Vous préférez un poste avec une seule mission fixe plutôt que des priorités multiples.La confidentialité des dossiers vous semble contraignante au quotidien.Vous cherchez un poste sans contact avec de nombreux interlocutrices et interlocuteurs.
Profil attendu
Bac (ou expérience équivalente) en secrétariat ou gestion administrative
Adaptabilité
Communication et bon relationnel
Organisation et autonomie
Sens de la confidentialité
Maîtrise des outils bureautiques
Vous ne correspondez pas parfaitement à tous les critères ? Si votre expérience s'en approche, n'hésitez pas à candidater !
Conditions de travail
Notre environnement de travail concilie vie personnelle et vie professionnelle :
25 jours de congés + 19 jours de RTT
Temps de travail hebdomadaire : 36h45 (possibilité de travailler sur 4,5 jours pour un temps complet)
Accord de télétravail (à partir de 6 mois de présence)
Accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus de la Doua
Accès aux restaurants du campus à tarifs préférentiels
Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75 %. Nous encourageons également la mobilité douce avec un forfait mobilités durables pour les collaborateurs utilisant vélo ou trottinette
Établissement labellisé DD&RS – Développement Durable et Responsabilité Sociétale
Pour votre protection sociale, l'adhésion à la mutuelle MGEN est obligatoire (sauf dispense justifiée).
Processus de recrutement
Suite à l'évaluation de votre profil, vous serez convié.e à 1 entretien pour échanger sur votre motivation et votre expérience.
Et maintenant ?
Cette mission vous intéresse ? Postulez dès maintenant en envoyant votre CV et lettre de motivation (1 seul fichier PDF).
Si vous avez des besoins spécifiques pour vous rendre à l'entretien, nous vous invitons à nous le signaler.
Une référente handicap est présente pour répondre à vos questions et vous accompagner dans vos démarches. En fonction de vos besoins, le poste peut être aménagé.
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
Au sein d'une grande école d'ingénieurs, l'assistant de direction occupe un rôle clé de facilitateur administratif pour la direction générale des services adjointe. Au quotidien, il ou elle orchestre le fonctionnement du secrétariat partagé : accueil des visiteurs et appels, gestion de deux agendas complexes, organisation des réunions et préparation des dossiers. C'est un poste de coordination qui demande de jongler entre plusieurs interlocuteurs et priorités, tout en maintenant un service fluide auprès de la direction.
Le recrutement dans ce cadre
Ce contrat de 12 mois relève de la fonction publique d'État (FPE), catégorie B, accessible aux fonctionnaires et contractuels justifiant du niveau bac ou d'une expérience équivalente. La catégorie B ouvre des perspectives d'évolution vers des postes de responsabilité administrative ou de gestion de projets dans l'enseignement supérieur ou la recherche. La rémunération varie selon l'expérience.
Conseils pour candidater
- **Démontrer l'expérience secrétariale concrète** : détailler vos réalisations précédentes (gestion d'agendas multiples, organisation d'événements ou réunions), même si vous ne justifiez pas d'un diplôme formel — l'établissement valorise l'expérience.
- **Mettre en avant votre fiabilité sous pression** : ce rôle exige discrétion, rigueur et capacité à prioriser entre demandes concurrentes ; illustrez des situations où vous avez assuré la continuité de service.
- **Insister sur l'adaptabilité relationnelle** : accueil, communication, capacité à travailler en équipe réduite avec la direction ; montrer que vous savez ajuster votre posture selon les interlocuteurs (direction, visiteurs, personnel).
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2360613Fonction publique d'État