Adjoint au chef de service (F/H) - DFJM - Service de livraison

Sous l’autorité de la cheffe du service de l’aire de livraison et en étroite collaboration avec cette dernière, l’adjoint(e) au chef de service participe à l’organisation, à la coordination et au pilotage des activités de l’aire de livraison. A ce titre, il/elle veille au bon déroulement des opérations logistiques, à la gestion du courrier ainsi qu’au respect des procédures et de la réglementation applicable à l’activité du service. Garant(e) de la qualité des prestations fournies, il/elle veille à la bonne maîtrise des flux logistiques afin d’assurer le fonctionnement optimal des directions et départements du musée et de répondre aux besoins des services utilisateurs. 1 – Piloter les activités journalières de l’aire de livraison : Coordination des prestataires de service (manutention et courrier) : coordonner l’activité au quotidien afin d’optimiser les flux (marchandises et courrier). Assurer le contrôle des opérations logistiques et celui de la gestion du courrier dans le respect des cahiers des charges des marchés. Proposer des actions correctives en cas d’anomalie. Organisation et planification : organiser les opérations logistiques en lien direct avec les agents du musée des directions et des départements selon les modes opératoires et les procédures existantes. · Outil : administrer l’outil interne de traçabilité des flux logistiques du musée (Panoptés) et en assurer les formations auprès des nouveaux arrivants. · VDI (Voie de Desserte Interne) : assurer la gestion de cette voie dans le respect du règlement de circulation interne, coordonner les prestations inter-directions nécessitant le passage en VDI, assurer le suivi des incidents et signaler toute dérive ou dysfonctionnement susceptible d’impacter la sécurité ou la continuité des activités. · Règlements – procédure : contrôler le respect des règlements en vigueur notamment de chargement/déchargement de marchandises, de circulation, d’hygiène et de sécurité, et des procédures. Décliner des procédures complémentaires si besoin. Assurer le suivi, la mise en œuvre et l’évolution des procédures le cas échéant. Garantir leur respect. Contrôler leur bonne application, définir les mesures correctives adaptées en cas d'écart ou de non-conformité. 2 – Fonctionnement général du service : Réunions : participer aux réunions de service. Reporting : assurer le suivi et la mise à jour des données du service via des tableaux de bord. Marchés : participer à la rédaction des appels d’offre et contrôler l’exécution des marchés. Activités culturelles : en cas d’absence des agents chargés de la logistique liée aux activités culturelles le week-end, assurer l’intérim : 1 à 2 fois par an au maximum. Intérim de la cheffe de service : assurer l’intérim de la cheffe de service.