Assistant(e) de direction
DREETS OCCITANIE (ouvre un nouvel onglet) — DREETS OCCITANIE
Localisation
Haute Garonne (31), France (31)
Publication
23 juillet 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
CDD de 3 mois : du 01/10 au 30/12/2026
Niveau requis: débutant à intermédiaire
1) Fonctions transversales entre la direction et les pôles :
- Suivi des sollicitations et commandes aux services, gestion des délais et des alertes, centralisation des retours.
- Participation au CODIR et rédaction des comptes-rendus
-rédaction de documents écrits (courriers, document de type powerpoint, mémoires en défense, note de services...) correction, relecture et mise en page des documents
- vérification du respect des consignes préfectorales (présentation, formule de politesse...)
2) Aide à l’organisation du travail de l’équipe de direction et prise en charge des aspects logistiques :
Suivi des agendas, des dossiers, des déplacements, accueil physique et téléphonique des usagers, gestion interne du courrier, centralisation des demandes de la direction au Secrétariat général commun départemental
3) Assistance à la préparation de réunions : programmation avec les pôles, réservation des dates et salles, élaboration de la fiche de présence
4) Suivi et réponse aux courriers suivis
5)Traitement de dossiers ponctuels (mise à jour des arrêtés du préfet concernant les délégations et subdélégations de signature, établissement des plannings des stagiaires, ...)
Activités secondaires
Classement des données administratives sur le serveur informatique interne
Gestion des parapheurs pour la préfecture
Suivi des alertes télérecours
Dossier suivi en propre
Participation à la communication interne et externe du service
Mobilisation sur des actions de grande envergure
Participation à la gestion de crise
Compétences attendues
CDD de 3 mois : du 01/10 au 30/12/2026Niveau requis: débutant à intermédiaire1) Fonctions transversales entre la direction et les pôles :- Suivi des sollicitations et commandes aux services, gestion des délais et des alertes, centralisation des retours.- Participation au CODIR et rédaction des comptes-rendus-rédaction de documents écrits (courriers, document de type powerpoint, mémoires en défense, note de services...) correction, relecture et mise en page des documents- vérification du respect des consignes préfectorales (présentation, formule de politesse...) 2) Aide à l’organisation du travail de l’équipe de direction et prise en charge des aspects logistiques :Suivi des agendas, des dossiers, des déplacements, accueil physique et téléphonique des usagers, gestion interne du courrier, centralisation des demandes de la direction au Secrétariat général commun départemental 3) Assistance à la préparation de réunions : programmation avec les pôles, réservation des dates et salles, élaboration de la fiche de présence 4) Suivi et réponse aux courriers suivis 5)Traitement de dossiers ponctuels (mise à jour des arrêtés du préfet concernant les délégations et subdélégations de signature, établissement des plannings des stagiaires, ...) Activités secondaires Classement des données administratives sur le serveur informatique interneGestion des parapheurs pour la préfectureSuivi des alertes télérecoursDossier suivi en propreParticipation à la communication interne et externe du serviceMobilisation sur des actions de grande envergureParticipation à la gestion de crise
Profil attendu
E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d’autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d’un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l’activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global…)
Connaissances :
Avoir des compétences en informatique -bureautique - M
Connaître l'environnement professionnel des préfectures et des DDI et en particulier des DDETS -M
Solides connaissances du fonctionnement de l'administration territoriale de l'Etat - M
Savoir-être :
Dynamisme ***
Rigueur ***
autorité **
esprit d'initiative ***
Savoir-faire :
- Savoir travailler en équipe **
- Savoir rédiger ***
- Savoir s'organiser ***
- Avoir l'esprit de synthèse **
Conditions d'exercice
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Plages horaires adaptées à la continuité du secrétariat de direction
Informations complémentaires
Mail à qui adresser les candidatures (bouton postuler) :
[email protected]
[email protected]
Contacts :
Contact 1 :
Nom Prénom : LECUYER Patrick
Fonction : Directeur
Mail/téléphone : [email protected]
Tel : 05 34 45 38 90 - Mobile : 07 86 74 76 16
Contact 2 :
Nom Prénom : BRADFER Philippe
Fonction : Directeur adjoint
Mail/téléphone : [email protected]
Tel : 05 34 45 38 96 - Mobile : 06 37 11 97 75
Documents à transmettre : CV et lettre de motivation
Lettre de motivation particulièrement circonstanciée concernant les expériences dans le poste sollicité. Pour les agents publics, le formulaire de mobilité (complété et signé par le candidat & sa hiérarchie) et le dernier arrêté de situation.
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
L'assistant de direction à la DREETS Occitanie remplit une fonction pivot entre la direction et les pôles métier d'une structure d'État complexe. Au quotidien, il assure le bon fonctionnement administratif : suivi des demandes inter-services, coordination des agendas, préparation des réunions de direction et rédaction de documents officiels. Ce rôle s'inscrit dans la continuité opérationnelle d'une administration territoriale où la rigueur, la discrétion et l'organisation conditionnent l'efficacité collective.
Le recrutement dans ce cadre
Il s'agit d'un CDD de trois mois (octobre à décembre 2026), en catégorie B, accessible à des candidats au profil débutant à intermédiaire. La catégorie B ouvre des perspectives d'évolution vers des postes de coordination ou de responsabilité administrative dans la FPE. Ce contrat court convient aux candidats en transition professionnelle ou souhaitant tester une intégration dans la fonction publique d'État.
Conseils pour candidater
- Mettez l'accent sur votre capacité à rédiger sous contraintes formelles (maîtrise des codes administratifs, présentation réglementaire) et à organiser des workflows complexes impliquant plusieurs interlocuteurs.
- Préparez des exemples concrets de gestion d'agendas partagés, de suivi de tâches en parallèle ou de correction de documents, en soulignant votre attention au détail et à la cohérence.
- Familiarisez-vous avec la terminologie administrative (CODIR, compte-rendu, notes de service) pour démontrer votre compréhension du contexte ministériel dès l'entretien.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2360340Fonction publique d'État