Université Lyon 1 - Gestionnaire scolarité et formation professionnelle (H/F)

Descriptif du poste et des missions de l’agent : Assurer la gestion administrative et pédagogique des formations professionnelles, incluant : - La scolarité des Diplômes Universitaires (DU- DIU) et autres certifications - La contractualisation et le suivi des participants en formation continue (inscriptions, conventions, facturation, vérification de la soutenabilité financière). Activités principales : Gestion des inscriptions et de la scolarité - Accueillir et informer les candidats (présentiel, mail, téléphone). - Vérifier les pièces administratives et la conformité des dossiers de candidatures. - Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion (ex. CAND&PREINS, APOGEE, logiciels internes, …). - Assurer la modélisation des diplômes en lien avec la cellule APOGEE avant relecture par le RP. - Assurer la logistique des formations (réservations, pauses, fournitures, reprographie, etc.). - Suivre l’assiduité. - Organiser les sessions d’examens et suivre les évaluations conformément aux maquettes. - Éditer les documents officiels (certificats, relevés de notes, attestations, diplômes). Contractualisation et suivi administratif en FP - Établir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant). - Contrôler les effectifs et la soutenabilité financière des inscriptions (cohérence entre devis, conventions et factures). - Gérer administrativement les sessions de formation (convocations, pré-tests, post-tests, enquêtes). - Préparer les éléments de préfacturation en lien avec le PGF FC (dépôts des éléments sous FRAC) Interface avec les acteurs internes et externes - Travailler en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants - Échanger et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics. - Contribuer aux réponses à appel à projets (FIF PL) : CV formateurs, QCM, moyens pédagogiques. - Participer à la gestion financière en lien avec le PGF, la DAJI et l’agence comptable. - Gérer et transmettre au PGF FC les éléments de gestion (certificats d’organisation, services faits) Suivi qualité et reporting - Garantir la conformité réglementaire (formation continue, alternance, conventions partenariat). - Assurer un contrôle interne pour vérifier la fiabilité des données. - Contribuer à la mise en œuvre des procédures qualité (HCERES, certification Qualiopi, D²OF). - Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions). - Assurer le suivi des enquêtes de satisfaction en lien avec le service dédié (ICAP). Activités complémentaires : - Collaborer avec le service de la communication pour assurer la promotion des diplômes et des formations qualifiantes : Mise à jour de l’offre de formation, création de supports, réalisation de mailings ciblés