Université Lyon 1 - Secrétaire médicale (H/F)
Université Claude Bernard Lyon 1 (ouvre un nouvel onglet) — Université Claude Bernard Lyon 1
Localisation
Rhône (69), France (69)
Niveau d'études
Niveau 4 Baccalauréat
Expérience
Confirmé
Publication
22 juillet 2026
Domaine
Relation à l'usager
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Accueil
- Accueillir, renseigner et orienter les étudiants et interlocuteurs internes et externes à l’université (présentiel, téléphone, mails)
- Assurer un premier niveau d’information (consultations, horaires, tarifs, etc.)
- Gérer les situations d’urgence ou rediriger vers le personnel compétent
Gestion des dossiers patients
- Créer et mettre à jour les dossiers médicaux des patients. Vérifier les informations administratives et les droits sociaux (carte vitale, mutuelles, numéro de téléphone, etc.)
- Gérer les demandes d’aménagements en lien avec les médecins du service et la mission handicap
- Respecter les règles de confidentialité et le RGPD
Support aux soignants
- Gérer les rendez-vous (présentiel, téléphone, agenda numérique)
- Transmettre les informations administratives utiles aux médecins, infirmiers, psychologues
- Assurer la tenue et la mise à jour du dossier médical
- Aider à la coordination entre sites si nécessaire
Gestion logistique et administrative
- Réception et traitement du courrier et des mails
- Gestion des stocks (traçabilité, réapprovisionnement, etc.) en lien avec la GFA
- Réception des livraisons, rangement, suivi
- Participation à la facturation, encaissements et suivi des paiements (lien avec AC)
- Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificat administratif, etc.)
Dimension relationnelle et organisationnelle
- Jouer un rôle de lien entre patients et soignants
- Participer à la fluidité de la prise en charge et au bon fonctionnement du site
- Être garant d’un accueil de qualité et d’une bonne image du centre
Communication – Santé
- Assurer l’affichage des communications santé dans les salles d’attente du Service de Santé Universitaire et dans les couloirs de l’université (mise à jour, installation, retrait des affichages obsolètes).
Participation aux réunions
- Prendre des notes en réunion de service et lors d’autres réunions liées au fonctionnement ou aux projets du service.
- Rédiger et diffuser les comptes rendus correspondants.
Support aux projets de promotion de la santé
- Apporter un soutien logistique et administratif pour les actions et projets de promotion de la santé :
- Prise de notes et rédaction de comptes rendus,
- Demandes de devis,
- Elaboration et transmission des demandes d’achat préalable (DAP) pour la GAF,
- Réservation de salles ou d’espaces,
- Suivi administratif et organisationnel des actions.
- Gérer les inscriptions des étudiants pour les formations PSSM
Autres missions
- Assurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service.
Compétences attendues
AccueilAccueillir, renseigner et orienter les étudiants et interlocuteurs internes et externes à l’université (présentiel, téléphone, mails)Assurer un premier niveau d’information (consultations, horaires, tarifs, etc.)Gérer les situations d’urgence ou rediriger vers le personnel compétentGestion des dossiers patientsCréer et mettre à jour les dossiers médicaux des patients. Vérifier les informations administratives et les droits sociaux (carte vitale, mutuelles, numéro de téléphone, etc.)Gérer les demandes d’aménagements en lien avec les médecins du service et la mission handicapRespecter les règles de confidentialité et le RGPDSupport aux soignantsGérer les rendez-vous (présentiel, téléphone, agenda numérique)Transmettre les informations administratives utiles aux médecins, infirmiers, psychologuesAssurer la tenue et la mise à jour du dossier médicalAider à la coordination entre sites si nécessaireGestion logistique et administrativeRéception et traitement du courrier et des mailsGestion des stocks (traçabilité, réapprovisionnement, etc.) en lien avec la GFARéception des livraisons, rangement, suiviParticipation à la facturation, encaissements et suivi des paiements (lien avec AC)Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificat administratif, etc.)Dimension relationnelle et organisationnelleJouer un rôle de lien entre patients et soignantsParticiper à la fluidité de la prise en charge et au bon fonctionnement du siteÊtre garant d’un accueil de qualité et d’une bonne image du centreCommunication – SantéAssurer l’affichage des communications santé dans les salles d’attente du Service de Santé Universitaire et dans les couloirs de l’université (mise à jour, installation, retrait des affichages obsolètes).Participation aux réunionsPrendre des notes en réunion de service et lors d’autres réunions liées au fonctionnement ou aux projets du service.Rédiger et diffuser les comptes rendus correspondants.Support aux projets de promotion de la santéApporter un soutien logistique et administratif pour les actions et projets de promotion de la santé :Prise de notes et rédaction de comptes rendus,Demandes de devis,Elaboration et transmission des demandes d’achat préalable (DAP) pour la GAF,Réservation de salles ou d’espaces,Suivi administratif et organisationnel des actions.Gérer les inscriptions des étudiants pour les formations PSSMAutres missionsAssurer ou participer à toute activité qui pourrait être confiée dans le cadre de sa mission ou dans l'intérêt du service.
Profil attendu
Nous recherchons une secrétaire médicale dotée d'un excellent sens de l'accueil et de la relation avec les patients. Vous faites preuve de bienveillance, de courtoisie et contribuez à instaurer un climat rassurant et chaleureux. Organisé(e) et rigoureux(se), vous savez gérer les priorités, travailler avec autonomie et faire preuve d'initiative face aux imprévus. Fiable, réactif(ve) et dynamique, vous appréciez le travail en équipe et participez, par votre professionnalisme et votre bonne humeur, à la qualité du fonctionnement du service.
Informations complémentaires
En tant qu’employeur responsable, l’Université Lyon 1 s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective :
• Ses engagements : Egalité, Diversité, Laïcité, Lutte contre toutes formes de discrimination et de harcèlement,
• Ses conditions de travail : 37h30 de travail / 48,5 jours de congés, aménagement possible du temps de travail sur 4,5 jours, télétravail sous conditions,
• Son accompagnement professionnel : Médecine de Prévention, Service social, Psychologue du travail, correspondant handicap, mission d’accompagnement professionnel des personnels, développement des compétences par le plan de formation,
• Son action sociale, son offre culturelle : prestations sociales (crèche, centre de loisirs, restauration collective…), tarifs préférentiels loisirs, équipements sportifs, ateliers artistiques,
• Son accessibilité : Localisation à proximité des grands axes routiers et des transports en commun, possibilité de stationnement, locaux sécurisés pour les vélos, forfait mobilité durable.
Aucune candidature ne sera traitée dans l'outil. Il convient de se reporter aux contacts mentionnés dans la fiche de poste.
Pour postuler : Dès que possible
Envoyez un CV et lettre de motivation à : [email protected]
Métier de référence
Secrétaire
Comprendre ce poste
Au sein du service de santé universitaire de Lyon 1, la secrétaire médicale est le point d'ancrage administratif et humain entre les patients (principalement étudiants) et l'équipe médicale. Elle gère l'accueil physique et téléphonique, crée et actualise les dossiers médicaux en veillant au respect du RGPD, organise l'agenda des professionnels de santé et assure la coordination entre les différents sites. C'est un rôle charnière qui demande rigueur administrative, discrétion absolue et capacité à rassurer des personnes souvent en situation de fragilité.
Le recrutement dans ce cadre
Il s'agit d'un recrutement en contrat dans la catégorie B de la fonction publique d'État, réservé aux contractuels. Contrairement aux postes en concours, ce type de contrat offre davantage de flexibilité mais les perspectives d'évolution peuvent être limitées sans passage par un concours ultérieur. La catégorie B permet d'accéder à des responsabilités administratives intermédiaires avec une rémunération correspondante.
Conseils pour candidater
- **Valoriser l'expérience en environnement médical ou sanitaire** : mettez en avant toute expérience antérieure en cabinet médical, hôpital ou structure de santé, ainsi que votre connaissance des outils de gestion de dossiers patients (logiciels médicaux, systèmes d'information).
- **Mettre l'accent sur la discrétion et la fiabilité** : dans un CV ou lettre, insistez sur des exemples concrets de respect de la confidentialité, de gestion de données sensibles, et sur votre capacité à conserver le sang-froid face à des situations délicates ou urgentes.
- **Démontrer une pratique des outils numériques** : en contexte universitaire et médical, la maîtrise des agendas partagés, des mails professionnels et de logiciels courants est essentielle ; mentionnez spécifiquement ces compétences.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2357553Fonction publique d'État