PREF13 SP ISTRES-Assistant(e) de la Secrétaire Générale, Responsable de la CRA

Groupe RIFSEEP: 3 Vos activités principales : Assurer l'assistance de la Secrétaire Générale dans l'organisation, la coordination et le suivi des activités administratives. Coordonner la Cellule Ressources et Appui (CRA) afin de garantir le bon fonctionnement des moyens administratifs, logistiques et matériels nécessaires à l'activité de la structure. Assistance à la Secrétaire Générale dont : Gestion RH de proximité : suivi des arrêts maladies, accident de travail, recrutements, dossiers vacataires, alternants, IHTS, plannings des congés et du standard, médecine du travail... Suivi logiciel absences et congés CASPER Mis à jour organigrammes et tableaux de suivi RH Appui aux agents sur difficultés liées à la rémunération, mutuelle… Suivi des coupons restauration en lien avec l’action sociale Suivi de la qualité du service rendu aux usagers, en lien avec le SGC Secrétariat de la SG : traitement de son agenda et des appels, préparation des réunions, invitations, rédaction de mails, notes et courriers, constitution de dossiers Gestion de la Cellule Ressources et Appui dont : Coordonner les activités de la cellule (accueil, chauffeur, logistique, entretien, livraison, achats...) Organiser la gestion administrative et documentaire Superviser la gestion des fournitures, équipements et consommables Veiller à la maintenance et au bon fonctionnement des équipements et infrastructures du site Participer à la préparation et au suivi des marchés Assurer le suivi des prestations de services en lien avec le SPIL pour les SF Élaborer des tableaux de bord, suivi et comptes rendus de travaux Suivi des marchés sur RESANA Réalisation des entretiens professionnels pour les agents concernés Superviser le suivi des dépenses cartes achats Coordonner la fonction de correspondant informatique Veiller au bon suivi des OM et EF sur Chorus DT Suivi des criblages pour intervenants sur site Appui administratif et organisationnel dont : Participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des procédures administratives internes (consignes aux agents) Assurer le classement physique et numérique des documents Contribuer à l'amélioration continue de l'organisation interne (aménagement des bureaux, des espaces, du réfectoire, fonctionnement au quotidien, manifestation et moment de convivialité...) Assurer l’intérim du secrétariat du sous-préfet en l’absence de sa secrétaire Votre environnement professionnel: Activités du service: Activités liées au fonctionnement interne des services de la sous-préfecture (ressources humaines, budget, informatique, travaux, logistique, courrier, standard, déplacements), soit l'ensemble des fonctions-supports. Composition et effectifs du service: 1 agent de catégorie B 4 agents de Catégorie C Liaisons hiérarchiques : La Secrétaire Générale et le Sous-Préfet d’Istres Liaisons fonctionnelles: Les agents, les prestataires extérieures, la préfecture