Gestionnaire administratif et logistique – F/H
Université Sorbonne Paris Nord (ouvre un nouvel onglet) — Université Sorbonne Paris Nord
Localisation
Seine Saint-Denis (93), France (93)
Télétravail
Oui
Publication
13 juillet 2026
Domaine
Intervention technique et logistique
Secteur
Transport & Logistique
Missions principales
Le gestionnaire administratif et logistique assure la gestion administrative, le suivi des travaux et la réservation des salles dans Hyperplanning. Il travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des personnels de l’Institut Galilée.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, les circulaires, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, étudiants et personnels
- Elaborer un suivi des travaux, préparer les réunions travaux, rédiger le bilan annuel des travaux
- Être le référent Hyperplanning de la composante et s’assurer de la bonne affectation des salles
- Assurer le circuit des parapheurs
- Assurer l’interface entre les différents services et les appariteurs
- Assurer la fermeture des salles de cours, d’examen et amphis (suppléer à l’appariteur le cas échéant pour
l’ouverture des salles de cours, d’examen et amphis)
- Faire des rondes régulières dans les locaux de l’Institut
- Vérifier les stocks de matériels pédagogiques et des fournitures de la maintenance immobilière
- Superviser le volet logistique des différents évènements (JPO, cérémonies, fête de la science, forum entreprises…)
Outils spécifiques à l’activité
Word, Excel, Hyperplanning, Matrix
Compétences attendues
Le gestionnaire administratif et logistique assure la gestion administrative, le suivi des travaux et la réservation des salles dans Hyperplanning. Il travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des personnels de l’Institut Galilée.- Assurer l’accueil physique et téléphonique- Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, les circulaires, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, étudiants et personnels- Elaborer un suivi des travaux, préparer les réunions travaux, rédiger le bilan annuel des travaux- Être le référent Hyperplanning de la composante et s’assurer de la bonne affectation des salles- Assurer le circuit des parapheurs- Assurer l’interface entre les différents services et les appariteurs- Assurer la fermeture des salles de cours, d’examen et amphis (suppléer à l’appariteur le cas échéant pourl’ouverture des salles de cours, d’examen et amphis)- Faire des rondes régulières dans les locaux de l’Institut- Vérifier les stocks de matériels pédagogiques et des fournitures de la maintenance immobilière- Superviser le volet logistique des différents évènements (JPO, cérémonies, fête de la science, forum entreprises…)Outils spécifiques à l’activitéWord, Excel, Hyperplanning, Matrix
Profil attendu
Connaissances / Savoir
Connaissance générale de la gestion administrative
Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion
administrative de la fonction publique
Savoir faire
Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires
Maîtriser les techniques de rédaction administratives
Savoir gérer les aléas
Evaluer et hiérarchiser les besoins
Travailler en équipe
Rechercher l’information, la vérifier et la classer
Savoir être
Sens de l’organisation
Capacité d’adaptation
Capacité à gérer le stress
Rigueur / Fiabilité
Sens de la confidentialité
Sens relationnel
Conditions d'exercice
Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.
NOS ATOUTS
Avantages organisationnels et évolution professionnelle
36h15 de travail hebdomadaire
En tant qu’agent de Sorbonne Paris Nord, vous avez droit à 53 jours de congés par an.
Au sein de l’université, vous pouvez bénéficier d’un protocole de télétravail après 6 mois d'ancienneté sur le poste.
Forte de ses nombreux services, l’université offre de grandes possibilités professionnelles en interne.
Vous bénéficiez du remboursement à hauteur de 75% du prix de l’abonnement.
L’université participe à la complémentaire santé.
Formation professionnelle
Véritables opportunités professionnelles, les formations sont nombreuses à l’université : formation statutaire, formation continue, formation de préparation aux examens et concours.
Bien-être au travail : Un grand nombre d’activités sportives sont accessibles au sein de nos campus.
Toute l’année, nos pôles culturels proposent expos, sorties, spectacles et beaucoup d’autres
Informations complémentaires
Poste à pourvoir à partir du 1er septembre 2026.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.
Métier de référence
Gestionnaire logistique
Comprendre ce poste
Au sein de l'Institut Galilée de Sorbonne Paris Nord, le gestionnaire administratif et logistique est le maillon central de l'organisation quotidienne d'une composante universitaire. Ce poste combine gestion administrative (correspondances, circuits de validation, documentation) et pilotage logistique (salles, travaux, équipements). Le titulaire garantit la continuité de fonctionnement en assurant l'interface entre services support, enseignants et étudiants, tout en maîtrisant l'outil de planification Hyperplanning et en effectuant des rondes de sécurité régulières des locaux.
Le recrutement dans ce cadre
Ce recrutement en catégorie C offre deux voies : titularisation après concours ou contrat direct pour les contractuels. En FPE, cette catégorie permet une progression vers des postes de secrétaire de direction ou responsable administratif selon l'expérience acquise. Les possibilités de mobilité interne au sein du groupe université Sorbonne Paris Nord constituent un atout pour l'évolution professionnelle à moyen terme.
Conseils pour candidater
- **Demonstrer la maîtrise de Hyperplanning ou d'outils similaires de gestion de planification** : mentionner tout retour d'expérience concret (dates, volume de salles gérées) ; cette compétence technique reste déterminante pour ce poste spécifique.
- **Valoriser l'expérience en environnement universitaire ou public** : mettre en avant la connaissance des circuits administratifs, des délais de mise en œuvre et des interlocuteurs variés (enseignants, étudiants, services techniques).
- **Souligner la capacité à gérer simultanément plusieurs flux** : illustrer par des exemples concrets comment le candidat priorise tâches chronophages et demandes urgentes, élément clé pour supporter une composante entière.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2350542Fonction publique d'État