FP d'État Cat. AEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 1 mois

Assistant administratif (Siège)

INSERM - Siège (ouvre un nouvel onglet) — INSERM - Siège

Localisation

Paris (75), France (75)

Publication

7 août 2026

Domaine

Relation à l'usager

Secteur

Administration & Juridique

Missions principales

Mission principale : Rattachée à la responsable financière et comptable au sein du département de la communication de l’Inserm, la personne recrutée assure un rôle clé de soutien administratif, organisationnel et opérationnel dans la préparation, la coordination et le suivi des budgets et des misions liées aux activités du département de la communication (60%) ainsi qu’un appui aux événements du comité éthique et du comité pour l’histoire de l’Inserm (40%). Elle contribue au bon déroulement des manifestations en garantissant une gestion rigoureuse des aspects logistiques, administratifs et de communication. Activités principales : Gestion administrative et logistique des événements · Organisation des déplacements professionnels : réservation des missions, transports et hébergements (hôtels) pour les intervenants externes, et partenaires · Suivi administratif des missions (ordres de mission, tableaux de suivi, justificatifs) · Gestion des prestataires logistiques (lieux, traiteurs, imprimeurs, sociétés techniques) · Aide à la préparation logistique des événements (salles, matériel, signalétique) Gestion des inscriptions et des participants · Création, gestion et mise à jour des fichiers d’inscription des participants · Suivi des confirmations de présence, relances et gestion des listes d’attente · Création et impression des badges, feuilles d’émargement et supports d’accueil · Accueil des participants lors des événements, en appui des équipes communication Communication événementielle · Contribution à la diffusion des supports de communication liés aux événements (invitations, programmes, emails, contenus web) · Mise &a...

Compétences attendues

Mission principale :Rattachée à la responsable financière et comptable au sein du département de la communication de l’Inserm, la personne recrutée assure un rôle clé de soutien administratif, organisationnel et opérationnel dans la préparation, la coordination et le suivi des budgets et des misions liées aux activités du département de la communication (60%) ainsi qu’un appui aux événements du comité éthique et du comité pour l’histoire de l’Inserm (40%). Elle contribue au bon déroulement des manifestations en garantissant une gestion rigoureuse des aspects logistiques, administratifs et de communication.Activités principales :Gestion administrative et logistique des événements· Organisation des déplacements professionnels : réservation des missions, transports et hébergements (hôtels) pour les intervenants externes, et partenaires· Suivi administratif des missions (ordres de mission, tableaux de suivi, justificatifs)· Gestion des prestataires logistiques (lieux, traiteurs, imprimeurs, sociétés techniques)· Aide à la préparation logistique des événements (salles, matériel, signalétique)Gestion des inscriptions et des participants· Création, gestion et mise à jour des fichiers d’inscription des participants· Suivi des confirmations de présence, relances et gestion des listes d’attente· Création et impression des badges, feuilles d’émargement et supports d’accueil· Accueil des participants lors des événements, en appui des équipes communicationCommunication événementielle· Contribution à la diffusion des supports de communication liés aux événements (invitations, programmes, emails, contenus web)· Mise &a...

Profil attendu

Connaissances : • Connaissance de la chaîne de la dépense publique • Connaissance des principes de la communication institutionnelle et événementielle • Notion de gestion administrative et logistique • Compréhension de l’environnement de la recherche publique appréciée Savoir-faire : • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) • Maitrise des outils de gestion comptable et financière • Capacité à gérer des bases de données et des fichiers d’inscription • Capacités rédactionnelles et sens du détail • Organisation, planification et respect des délais Aptitudes : • Rigueur administrative et sens de la confidentialité • Sens du service et du travail en équipe • Bon relationnel et aisance dans les échanges professionnels • Réactivité, polyvalence et capacité d’adaptation<...

Métier de référence

Secrétaire

Comprendre ce poste

L'assistant administratif au siège de l'Inserm joue un rôle d'interface centrale entre le département de la communication et les enjeux budgétaires et logistiques de l'institut. Il assure la continuité opérationnelle des événements institutionnels (conférences, comités, manifestations) en maîtrisant les aspects administratifs, financiers et organisationnels. Au quotidien, il gère les dossiers de missions, coordonne les interventions externes et déploie les ressources nécessaires pour que chaque événement atteigne ses objectifs de communication et de visibilité. C'est un poste de production administrative au cœur d'un institut de recherche publique majeur.

Le recrutement dans ce cadre

Ce poste relève de la catégorie A de la fonction publique d'État, offrant une responsabilité intellectuelle et organisationnelle claire. Le recrutement est ouvert aussi bien aux titulaires qu'aux contractuels, ce qui élargit les voies d'accès. Pour les contractuels, les perspectives d'évolution passent par la réussite à un concours interne ultérieur ; pour les titulaires, l'expérience à l'Inserm constitue un socle pour progresser vers des fonctions d'encadrement administratif ou vers d'autres instituts de recherche.

Conseils pour candidater

Mettez en avant une expérience antérieure de gestion budgétaire et de chaîne de dépense publique, en détaillant des exemples concrets (suivi de missions, tableaux de bord, justificatifs). Ce domaine est central dans le profil.
Démontrez votre connaissance de l'environnement de la recherche ou du secteur public (stage, emploi précédent, formation) : c'est un critère explicitement mentionné et un réel différenciateur.
Préparez une lettre qui expose votre capacité à gérer en parallèle deux domaines (communication et comités de gouvernance), avec des exemples d'organisation d'événements ou de coordination logistique complexe.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2378446Fonction publique d'État