Secrétaire administratif(ve) - UJPE COLLONGES AU MONT D'OR

En tant que secrétaire administratif(ve) en unité ou service éducatif, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d’unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d’organisation, de gestion, d’information, de communication et de suivi des dossiers.Accueil du public•                 Assurer l’accueil téléphonique et l’information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires•                 Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l’unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires•                 Renseigner l’application PARCOURSGestion du secrétariat•                 Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi•                 Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles•                 Créer les dossiers jeunes•                 Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers•                 Organiser la documentation, la diffusion et l’archivage des documents et des dossiers de l’unité ou du serviceGestion des aspects logistiques de l’unité ou du service•                 Editer des listes d’activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE•                 En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire »•                 Alimenter l’outil local de gestion du suivi des autorisations d’engagement•                 Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l’autorité hiérarchique•                 Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DTGestion de proximité dans différents domaines des ressources humainesTransmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

Connaissances : Techniques de secrétariat Outils bureautiques Applications métiers (Parcours, Chorus) Savoir-faire : Travailler en équipe Accueillir Maîtriser les délais Mettre en forme un document Archiver Savoir-être : Sens des relations humaines Être réactif

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) : Ordinateur et téléphone portable professionnel Composition et effectifs du service : L’équipe est composé d’environ 24 agents Votre hiérarchie : N+1 : le/la responsable d’unité éducative ou le/la directeur(rice) de service (si affectation en service) N+2 : le/la directeur(rice) de service Vos interlocuteurs métiers