Assistante de direction et aux services à la population - MAIRIE DE ST-JEAN-DE-BOURNAY

Sous l’autorité du DGS vous aurez en charge la gestion administrative des assemblées , le suivi des projets et activités de la direction et l’organisation et archivages des actes réglementaires Sous l’autorité du Responsable du Pôle Développement durable et services à la population, vous assurez un mi-temps aux services à la population en gestion polyvalente du CCAS, cimetière, urbanisme et Etat civil Organisation de la vie professionnelle du Maire, des élus , des responsables de Pôle et DGS · Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du Maire, Dgs et cadres · Rappeler des informations importantes et transmettre des messages · Organiser les déplacements du cadre ou, de l'élu ou l'élue . Organisation et planification des réunions · Gestion des invitations du Maire et des élus · Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Maire, les cadres, les élus · Préparation et gestion des assemblées (conseil municipal, commissions, bureau municipal) · Ampliation et publication des arrêtés et délibérations sur borne et site internet Missions aux services à la population, social , cimetière et état civil Aide et renfort aux services à la population et à l’accueil du public Rédaction des actes d’état Civil (mariage, décès, pacs, reconnaissance, empreinte numérisée) Gestion administrative du CCAS Accueil et gestion téléphonique et physique des demandes de rendez-vous liés au social Aides en matière d’accompagnement social Polyvalence en urbanisme et gestion des autorisations d’environnement Enregistrement et gestion des autorisations d’urbanisme en polyvalence Organisation et planification des conformités d’urbanisme en lien avec le service Gestion des établissements recevant du public dans la partie administrative Enregistrement des autorisations du droit du sol et d’ environnement dans application informatique Rédaction des actes réglementaires d’urbanisme et d’environnement Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique · Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique · Gestion du courrier et arrêtés des pôles de la collectivité · Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers · Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers · Organiser le classement et l'archivage des dossiers Suivi des projets et activités de la direction · Suivi des projets et activités de la direction · · Suivre des dossiers transversaux et interservices · Renseigner des tableaux de suivi des activités des services · Gérer la gestion des téléalarmes en lien avec les élus · Apporter un soutien au service communication lors de grands évènements · Participation aux élections