Secrétaire administratif et immobilier

Vous souhaitez participer à la transformation numérique de la Justice ? Relever des défis techniques et technologiques au service des justiciables, de leur famille et des acteurs de la Justice ? Vous recherchez une mission qui a du sens ? Alors rejoignez les 500 collaborateurs de la direction du numérique du ministère de la Justice pour prendre part à ce chantier d’envergure. Rattaché au bureau des affaires transverses (BAT), le titulaire du poste prend en charge les missions suivantes : - Assurer un rôle de secrétaire de direction (organisation/anticipation dans la gestion d’agenda, préparation des échéances de la direction et constitution/formalisation voire rédaction de documents et de dossiers…) en relation avec les agents et des autres services de la Justice ou des partenaires externes publics ou privés ; - Maintenir à niveau la qualité du service apporté par le secrétariat (respect des routines de vérification/recueil/transmission d’information, suivi des notes et courriers, mise en place des réunions et rendez-vous, commandes, continuité du service…) ; - Proposer et mettre en place des améliorations en prenant en compte les bonnes pratiques et les besoins de la direction et des départements/bureaux de la DNUM (organisation et partage de l’information, utilisation de modèles et procédures-type…) ; - Organiser l’activité de l'état-major (planning, congés, documents administratifs, commande de billets de train ou d’avion, voiture de location, réservation d’hôtel, suivi des frais de déplacements …) ; - Participer aux actions de communication et d’accompagnement de la DNUM dans le cadre de la conduite du changement : animation et consolidation de la rédaction des supports de communication, organisation d’évènements internes/externes; - Participer aux activités classiques d’un secrétariat de direction : - Coordonner la logistique des locaux (préparation, réservation des salles pour les réunions/formations, conférences…) ; - Réaliser la gestion administrative du courrier (réception, enregistrement dans MESSAGER/DANAE, tri, classement, rédaction, mise sous pli) ; - Traiter l’information (rédaction des documents en respect des outils informatiques en vigueur, enregistrement, classement, archivage, reprographie, numérisation, recherche, diffusion… ; - Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons (inventaire, préparation de commandes…) ; - Participer à d’autres tâches afférentes à l’activité de l’état-major et à l’assistance administrative et logistique aux autres agents. Cette liste est non-exhaustive.