FP d'État Cat. BEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsAdministration & JuridiqueIl y a 22 jours
Assistant-e de direction
Université de Rouen - Normandie (ouvre un nouvel onglet) — Université de Rouen - Normandie
Localisation
Seine Maritime (76), France (76)
Management
Non
Publication
21 août 2026
Date limite
17 septembre 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Véritable appui de la direction de l'IUT de Rouen, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de la composante. En lien étroit avec la directrice, la direction administrative et l'équipe de direction, vous coordonnez les activités quotidiennes, facilitez la circulation de l'information et accompagnez le suivi des dossiers stratégiques.
À ce titre, vous serez notamment amené(e) à :
Assurer le secrétariat de direction : gestion des agendas, organisation des rendez-vous, accueil des interlocuteurs, suivi des courriers et des dossiers administratifs ;
Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions de direction et des conseils d'institut : convocations, préparation des dossiers, rédaction et diffusion des comptes rendus ;
Coordonner le calendrier annuel des instances et des principales échéances de l'IUT ;
Assurer le suivi de dossiers spécifiques (conventions, procédures disciplinaires, enquêtes, évaluations de l'institut) en lien avec les services concernés ;
Participer à l'organisation des élections universitaires et contribuer à la vie institutionnelle de l'IUT ;
Gérer les demandes de réservation de salles des partenaires extérieurs et assurer le suivi des commandes nécessaires au fonctionnement de la direction.
Compétences attendues
Véritable appui de la direction de l'IUT de Rouen, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de la composante. En lien étroit avec la directrice, la direction administrative et l'équipe de direction, vous coordonnez les activités quotidiennes, facilitez la circulation de l'information et accompagnez le suivi des dossiers stratégiques.À ce titre, vous serez notamment amené(e) à :Assurer le secrétariat de direction : gestion des agendas, organisation des rendez-vous, accueil des interlocuteurs, suivi des courriers et des dossiers administratifs ;Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions de direction et des conseils d'institut : convocations, préparation des dossiers, rédaction et diffusion des comptes rendus ;Coordonner le calendrier annuel des instances et des principales échéances de l'IUT ;Assurer le suivi de dossiers spécifiques (conventions, procédures disciplinaires, enquêtes, évaluations de l'institut) en lien avec les services concernés ;Participer à l'organisation des élections universitaires et contribuer à la vie institutionnelle de l'IUT ;Gérer les demandes de réservation de salles des partenaires extérieurs et assurer le suivi des commandes nécessaires au fonctionnement de la direction.
Profil attendu
Vous êtes capable d'organiser et de gérer simultanément plusieurs dossiers en respectant les échéances ?
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, d'organisation et de gestion administrative ?
Vous savez préparer, organiser et assurer le suivi de réunions ou d'instances décisionnelles ?
Vous possédez d'excellentes qualités rédactionnelles et êtes capable de rédiger des comptes rendus et des courriers avec rigueur ?
Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et êtes à l'aise avec les applications numériques ?
Vous savez communiquer avec des interlocuteurs variés et entretenir des relations de confiance ?
Vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre autonomie et votre capacité à prendre des initiatives ?
Vous faites preuve de discrétion et savez traiter des informations confidentielles avec la plus grande confidentialité ?
Vous êtes réactif(ve), savez gérer les priorités et travailler efficacement dans un environnement dynamique ?
Informations complémentaires
Pourquoi nous rejoindre ?
Cadre de travail agréable : campus vert, connecté, bien situé et en constante amélioration, axé sur le développement durable
Activités sportives à des tarifs préférentiels
Accompagnement à la prise de poste (tuilage et formations)
55 jours de congés / RTT
Un accès aux bibliothèques universitaires et aux ressources numériques (Cairn,…)
Un centre de loisirs pour les enfants du personnel
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
L'assistant de direction en IUT occupe une fonction charnière au sein d'une composante universitaire. Il ou elle assure le secrétariat opérationnel du directeur, organise la vie administrative de l'institut et facilite le pilotage stratégique en coordonnant les instances décisionnelles. Au quotidien, le poste demande de jongler entre gestion des agendas, suivi administratif rigoureux et animation logistique des réunions, tout en servant d'interlocuteur de confiance auprès de multiples acteurs (étudiants, enseignants, services centraux).
Le recrutement dans ce cadre
Ce poste en FPE catégorie B s'adresse aux titulaires comme aux contractuels, ce qui diversifie les profils admissibles. La catégorie B de la fonction publique offre des perspectives d'évolution vers des postes de responsabilité administrative, notamment en direction de services ou en encadrement. Le secteur universitaire garantit une relative stabilité et un environnement de travail structuré, bien qu'exigeant en matière de rigueur procédurale.
Conseils pour candidater
- Mettre l'accent sur l'expérience de gestion d'agendas complexes et de suivi de dossiers multiples en parallèle : l'université valorise la capacité à gérer des priorités changeantes et des interlocuteurs hétérogènes.
- Démontrer une maîtrise éprouvée de la rédaction administrative (comptes rendus, courriers officiels) et des logiciels collaboratifs ; l'environnement universitaire requiert une précision terminologique et une connaissance des usages institutionnels.
- Valoriser toute expérience antérieure en secrétariat de direction, gestion d'instances collégiales ou environnement structuré (administrations, établissements publics) : c'est un atout majeur face à la complexité des procédures universitaires.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2385904Fonction publique d'État