Secrétaire administratif - Responsable des services administratifs

La secrétaire administrative de l'antenne d'Aix Salon assure la gestion administrative de l'antenne. Par-delà ses attributions de management, d’économat et d’intendance, elle assure des fonctions d’assistante de direction du Chef d’antenne. Management/secrétariat : - Au sein de l’unité de travail Milieu Ouvert d’Aix en Provence, en lien avec le DPIP responsable du MO : . Répartition et organisation des taches et plannings des 3 adjoints administratifs MO ; participation aux entretiens annuels d’évaluation . Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions SPIP MO . Organisation et mise à jour du SLR « commun » et de l’archivage (circulaire JUS K 0740004 C du 11 décembre 2007) . Participation à l'évaluation du service : contrôle du recensement des statistiques mensuelles et de leur envoi dans les délais . Participation ponctuelle aux taches de secrétariat MO (accueil physique et téléphonique, traitement de la messagerie structurelle du service) - Au titre de l’antenne Aix-Salon, en lien avec le Chef d’antenne : . Programmation de temps de concertation des 7 AA de l’antenne . Organisation du remplacement de l’AA Salon . Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions d’antenne . Contribution à la rédaction et à la mise en forme du rapport annuel d’activité de l’antenne . Conception, mise en forme et diffusion de tous supports de présentation de l’antenne ( organigrammes, annuaires, livret de présentation) Economat: Gestion économique: . Participation à l'élaboration du budget prévisionnel de l’année N+1 de l'antenne et suivi de l'exécution budgétaire allouée à l'antenne, par site (crédits de fonctionnement dont les contrats, crédits d'insertion et de placements extérieurs) . Contrôle du recensement de l'expression des besoins . Mise en forme et transmission au siège des commandes et demande d’achat interne, du contrôle de la prestation/livraison . Edition et contrôle des factures reçues et service ; après attestation du service fait ( par le chef d’antenne ou le DPIP assurant son remplacement ) envoi des factures au siège et information des prestataires en vue du dépôt sur CHORUS . Porteur de la carte achat - Assistance des agents sur CHORUS--DT, frais changement de résidence. Intendance: . Contrôle de l'état des locaux et recensement des pannes et dysfonctionnements. . Suivi des matériels informatiques et téléphoniques mobiles . Envoi mensuel des états kilométriques des véhicules de service affectés au SPIP MO Aix au siège du SPIP 13 Autres: . Actualisation des conventions annuelles PE et APSEC