Responsable administratif d'Institut - F/H

Niveau et nature des responsabilités essentielles : Responsable du fonctionnement de l’ED (250 doctorants inscrits, 50 soutenances par an) Activités principales : - Encadrement des agents de l’équipe administrative (gestion des temps de travail et congés, entretiens professionnels, formations, interface avec la DRH, attribution du CIA, recrutement des agents) - Recrutement annuel des chargés de mission suivi de l’insertion professionnelle des docteurs - Elaboration d’une enquête sur le bien-être des doctorants - Consolidation juridique des procédures en œuvre au sein de l’ED. Veille réglementaire. - Actualisation et élaboration d’outils de pilotage et de prospective. - Réponse aux enquêtes des tutelles (SIREDO/DGESIP, université), préparation du dossier d’évaluation quinquennale HCERES. - Participation au Bureau de l’ED comme membre statutaire et rédaction des comptes rendus. Secrétariat du Conseil de l’ED. Elaboration et mise à jour des outils de communication : site internet de l’ED, guide du doctorant. - Planification des procédures de candidature et d’inscription sur l’outil de gestion ADUM - Suivi de la procédure d’inscription et de réinscription des doctorants et du DHERS - Organisation de la réunion de rentrée de l’Ecole doctorale - Accueil et information des candidats au doctorat, des nouveaux doctorants (notamment internationaux), accueil et conseil aux enseignants/chercheurs et des doctorants (questions liées aux études, financement, mobilités, logement, etc.). - Suivi du parcours doctoral des doctorants (validation des cours, séminaires, activités d’ouverture). Suivi et contrôle des réunions annuelles des comités de thèse et des comités de suivi individuels. - Mise en œuvre des cotutelles de thèse (dialoguer avec les établissements partenaires, le doctorant et son encadrant, veiller au respect des procédures, des règles et des principes définis par l'École doctorale) - Veille relative aux appels à candidature susceptibles de bénéficier aux doctorants (mobilités, financements, appels à communications scientifiques, offres d’emploi, etc.), communication auprès des usagers et acc - Organisation du concours d’attribution des contrats doctoraux (recevabilité des candidatures, réception des rapports d’évaluation, convocation aux auditions, suivi RH des lauréats…) - Représentation occasionnelle du directeur à certaines réunions - Coordination des établissements et laboratoires accrédités ou associés à l’ED : EHESS, PSL/ENS, ENPC, unités de recherches.