FP d'État Cat. BEmploi ouvert aux titulaires et aux contractuelsEducation & FormationIl y a 11 jours

Gestionnaire - Equipe Inscription doctorant

Université Paris Cité (ouvre un nouvel onglet) — Université Paris Cité

Localisation

Paris (75), France (75)

Publication

1 septembre 2026

Date limite

30 septembre 2026

Domaine

Enseignement et formation

Secteur

Education & Formation

Missions principales

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS En lien avec les écoles doctorales et certains services de l’université, participer à la gestion des inscriptions administratives des doctorants, notamment : Instruire les dossiers de dérogation (vérification de la conformité et étude des dossiers, rédaction de courriers, suivi de la réinscription) Participer à la procédure de réinscription des doctorants de 2ème et 3ème année de thèse (application Laissez-Passer) Assurer le suivi des doctorants en cotutelle et collaborer avec le Service des Relations Internationales (SRI) Participer à la régularisation des inscriptions, effectuer la saisie des inscriptions exonérées Alimenter, fiabiliser, et mettre à jour les bases de données (notamment APOGEE) Activités associées Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les écoles doctorales, les services de l’université et les partenaires extérieurs Accueillir, informer et orienter les doctorants et futurs doctorants, ainsi que leurs encadrants (réception téléphonique et individuelle des étudiants, gestion du courrier électronique et postal)

Compétences attendues

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS En lien avec les écoles doctorales et certains services de l’université, participer à la gestion des inscriptions administratives des doctorants, notamment :Instruire les dossiers de dérogation (vérification de la conformité et étude des dossiers, rédaction de courriers, suivi de la réinscription)Participer à la procédure de réinscription des doctorants de 2ème et 3ème année de thèse (application Laissez-Passer)Assurer le suivi des doctorants en cotutelle et collaborer avec le Service des Relations Internationales (SRI)Participer à la régularisation des inscriptions, effectuer la saisie des inscriptions exonéréesAlimenter, fiabiliser, et mettre à jour les bases de données (notamment APOGEE)Activités associéesAssurer la circulation de l'information, communiquer avec les écoles doctorales, les services de l’université et les partenaires extérieursAccueillir, informer et orienter les doctorants et futurs doctorants, ainsi que leurs encadrants (réception téléphonique et individuelle des étudiants, gestion du courrier électronique et postal)

Profil attendu

Connaissances • Aisance à l’oral et à l’écrit • Web et messagerie (navigation internet, utilisation d’Outlook) • Logiciels bureautiques (utilisation de Word et Excel) • Pratique de l’anglais Savoir-faire – Compétences opérationnelles • Savoir identifier les priorités, planifier, et respecter des délais • Appliquer les procédures • Communiquer efficacement et faire preuve de pédagogie • Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers et alerter au besoin • Travailler en équipe Outils spécifiques à l’activité (des formations seront proposées dès l’arrivée sur le poste) • APOGEE : Application pour l'organisation et la gestion des enseignements et des étudiants • AMETHIS : Accès multi- établissements aux thèses, à l'international et au suivi des doctorants et docteurs • Application Laissez-passer • E-candidat : Application pour la gestion des candidatures en doctorat et des dérogations • Messagerie Outlook • Tableur Excel • Traitement de texte Word Savoir-être – Compétences comportementales • Bon relationnel et sens du travail en équipe • Rigueur et sens de l'organisation • Sens du service public • Confidentialité

Conditions d'exercice

• Débutants acceptés (formation prévue à l’arrivée de l’agent) • Accueil physique du public (horaires dédiés) • télétravail possible à certaines périodes

Métier de référence

Gestionnaire de scolarité

Comprendre ce poste

Ce gestionnaire de scolarité assure le bon fonctionnement administratif du système doctoral, maillon essentiel entre les écoles doctorales, l'université et les doctorants eux-mêmes. Les missions couvrent l'intégralité du parcours administratif : validation des inscriptions, gestion des dérogations, suivi des réinscriptions annuelles, et coordination avec les services transversaux (notamment pour les cotutelles internationales). C'est un poste de régulation et de conformité, où la fiabilité des données et le respect des procédures conditionne la fluidité du parcours doctoral.

Le recrutement dans ce cadre

Catégorie B, ce poste est accessible aux titulaires et contractuels : une opportunité pour débuter en fonction publique ou progresser dans une carrière déjà engagée. L'université proposera des formations sur les outils spécifiques (APOGEE), facilitant l'intégration. Les perspectives d'évolution dans le versant FPE permettront une montée en responsabilité vers des fonctions de coordination ou de pilotage de processus.

Conseils pour candidater

**Mettre l'accent sur l'expérience en gestion administrative ou scolaire** : tout antécédent dans le traitement de dossiers, les bases de données ou le suivi procédural renforce la candidature, même en dehors du secteur universitaire.

**Démontrer capacité organisationnelle et rigueur** : privilégier des exemples concrets d'anticipation de délais, de gestion de priorités conflictuelles ou d'amélioration d'un processus existant.

**Valoriser les compétences relationnelles** : ce rôle exige clarté pédagogique vis-à-vis de doctorants et encadrants ; illustrer des situations où on a expliqué des procédures complexes ou médié entre services.

Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.

Réf. 2026-2396449Fonction publique d'État