Assistante / assistant de Direction Immobilier et Logistique
Maison des Sciences de l'Homme (MSH) (ouvre un nouvel onglet) — Maison des Sciences de l'Homme (MSH)
Localisation
Paris (75), France (75)
Télétravail
Non
Management
Non
Niveau d'études
Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2
Publication
1 septembre 2026
Date limite
18 septembre 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
Sous la responsabilité de la Directrice Immobilier et Logistique, vous assistez cette dernière sur les tâches administratives et les opérations inhérentes au bon fonctionnement du service en relation avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.
- Assurer le secrétariat du service : gestion du courrier et des mails, rédaction de courriers, notes internes, synthèses, classement, archivage et gestion documentaires
- Préparation et suivi des réunions : ordre du jour, supports, comptes-rendus
- Assurer la bonne gestion du service (planning, fourniture, mobilier…)
- Gérer la communication et l’information du service
- Tenir à jour les tableaux des occupations de bureaux, des clés, des badges, planning de l’accueil
- Mise à jour de la plateforme RT-ESR (recensement des biens immobiliers de l'État)
- Vérifier le contenu et la conformité des conventions d’hébergement de structures externes dans les locaux de la Fondation : assurer leur suivi (circuit de signature, annexes, clauses spécifiques), veiller à leur renouvellement et répondre aux besoins des structures en termes de bureaux, mobiliers, badges, clés.
- Veiller au suivi budgétaire et alerter en cas d’écart, établir les bons de commandes et contrôler les factures (service fait)
- Traiter et enregistrer les immobilisations inventoriables (entrées, sorties, changements d’affectation)
- Mettre à jour la base de données inventaire
- Recueillir les demandes et organiser les aménagements/déménagements internes
- Coordonner les aménagements de salles liés aux événements organisés ou accueillis par la Fondation
- Gérer le planning d’accueil du 54 et les prestations externes liées
- Mettre à disposition les fournitures communes pour les services
- Gérer le stock de fournitures
Compétences attendues
Sous la responsabilité de la Directrice Immobilier et Logistique, vous assistez cette dernière sur les tâches administratives et les opérations inhérentes au bon fonctionnement du service en relation avec l’ensemble des interlocuteurs internes et externes.Assurer le secrétariat du service : gestion du courrier et des mails, rédaction de courriers, notes internes, synthèses, classement, archivage et gestion documentairesPréparation et suivi des réunions : ordre du jour, supports, comptes-rendusAssurer la bonne gestion du service (planning, fourniture, mobilier…)Gérer la communication et l’information du serviceTenir à jour les tableaux des occupations de bureaux, des clés, des badges, planning de l’accueilMise à jour de la plateforme RT-ESR (recensement des biens immobiliers de l'État)Vérifier le contenu et la conformité des conventions d’hébergement de structures externes dans les locaux de la Fondation : assurer leur suivi (circuit de signature, annexes, clauses spécifiques), veiller à leur renouvellement et répondre aux besoins des structures en termes de bureaux, mobiliers, badges, clés.Veiller au suivi budgétaire et alerter en cas d’écart, établir les bons de commandes et contrôler les factures (service fait)Traiter et enregistrer les immobilisations inventoriables (entrées, sorties, changements d’affectation)Mettre à jour la base de données inventaireRecueillir les demandes et organiser les aménagements/déménagements internesCoordonner les aménagements de salles liés aux événements organisés ou accueillis par la FondationGérer le planning d’accueil du 54 et les prestations externes liéesMettre à disposition les fournitures communes pour les servicesGérer le stock de fournitures
Profil attendu
Titulaire d’un BAC +2, vous bénéficiez d’une expérience d’au moins cinq ans dans l’assistanat moyens généraux et/ou technique. Vous disposez en outre des compétences suivantes :
- Connaissances en matière de prestation de service
- Procédures commande et de gestion des marchés publics
- Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, messagerie, internet, etc.)
- Maîtrise de la gestion administrative
- Sens du service, aisance relationnelle
Informations complémentaires
Temps partiel 24 heures par semaine, les matins du lundi au vendredi.
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
Assistante ou assistant de direction immobilier et logistique pour une structure de recherche et de formation (la MSH), ce rôle est le pivot administratif d'un service support stratégique. Au-delà des tâches classiques de secrétariat, le titulaire gère des enjeux opérationnels directs : occupation des espaces, conformité des hébergements externes, mise à jour de registres de biens immobiliers publics via RT-ESR. C'est une fonction de coordination entre direction, usagers internes et partenaires externes, où la maîtrise des process d'achat et de gestion immobilière fait toute la différence.
Le recrutement dans ce cadre
Contrat de droit public en catégorie B, ce poste s'adresse exclusivement aux candidatures externes et contractuels, sans possibilité de concours. La catégorie B offre une stabilité professionnelle et des perspectives d'évolution vers des postes d'encadrement dans le versant State-FPE, à condition d'accumuler l'expérience requise. L'absence de statut de titulaire implique un renouvellement de contrat : elle représente tant un risque qu'une opportunité d'ajustement.
Conseils pour candidater
- **Valoriser l'expérience immobilière ou logistique** : si vos cinq ans d'assistanat comportent de la gestion de bâtiments, de marchés publics ou de conventions, mettez-le en avant dès le CV ; c'est un différenciant majeur sur ce profil.
- **Démontrer la maîtrise de RT-ESR ou l'aptitude rapide** : même sans cette plateforme spécifique, montrez votre capacité à apprendre des outils techniques en justifiant d'autres bases de données ou registres gérés.
- **Préparer des exemples concrets de gestion administrative sous tension** : réunions complexes, documentation volumineuse, conformité réglementaire. C'est ce qui distingue un assistant expérimenté.
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. 2026-2396267Fonction publique d'État