Assistant du secrétariat général et du cabinet (H/F) - REIMS
Rectorat de Reims (ouvre un nouvel onglet) — Rectorat de Reims
Localisation
Marne (51), France (51)
Télétravail
Non
Management
Non
Niveau d'études
Niveau 4 Baccalauréat
Expérience
Débutant
Publication
4 septembre 2026
Date limite
4 octobre 2026
Domaine
Direction et pilotage des politiques publiques
Secteur
Administration & Juridique
Missions principales
🎯 L’assistant(e) du secrétariat général fait partie d’un pôle secrétariat, commun au SGA et au cabinet du recteur, composé d’une équipe de trois personnes.
Le poste permet le suivi de dossiers de manière autonome et/ou concertée, en offrant une large diversité d’interlocuteurs tant en interne qu’en externe. Il implique une grande fluidité dans les échanges au sein de l’équipe élargie du cabinet.
L’assistante du secrétariat général assiste plus particulièrement le secrétariat général dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du service
- En assurant la liaison avec le cabinet, les différents services du rectorat, les directions départementales des services de l’Education nationale de l’académie, le ministère et tous les partenaires de l’institution.
- En assurant à titre principal, le suivi de dossiers spécifiques : organisation et suivi de réunions diverses, d’instances (CAEN) et d’enquêtes diverses
- En assurant à titre secondaire les remontées des états de grèves, la gestion des frais de déplacements, des statistiques diverses.
- En assurant la continuité du service en cas d’absence de l’assistante du cabinet du recteur
Activités principales :
- Gérer la messagerie fonctionnelle du secrétariat général afin d’orienter le plus rapidement possible les courriers électroniques et/ou gérer les réponses à apporter par le secrétariat général et le cabinet (faire de même avec les courriers postaux)
- Assurer la réception des appels téléphoniques au pôle secrétariat général en évaluant leur caractère sensible ou leur urgence et en y apportant les réponses les plus adaptées et/ou orienter les appels
- Organiser et gérer diverses instances et réunions.
- Assurer le suivi des réponses aux interventions et aux enquêtes (sollicitations des services concernés pour obtenir les éléments de réponse, mise en forme)
- Dans le cadre du secrétariat commun cabinet/SGA, assurer la continuité du service en cas d’absence de l’assistante plus particulièrement chargée du cabinet
Compétences attendues
🎯 L’assistant(e) du secrétariat général fait partie d’un pôle secrétariat, commun au SGA et au cabinet du recteur, composé d’une équipe de trois personnes.Le poste permet le suivi de dossiers de manière autonome et/ou concertée, en offrant une large diversité d’interlocuteurs tant en interne qu’en externe. Il implique une grande fluidité dans les échanges au sein de l’équipe élargie du cabinet.L’assistante du secrétariat général assiste plus particulièrement le secrétariat général dans l’organisation quotidienne du travail et contribue au bon déroulement des activités du serviceEn assurant la liaison avec le cabinet, les différents services du rectorat, les directions départementales des services de l’Education nationale de l’académie, le ministère et tous les partenaires de l’institution.En assurant à titre principal, le suivi de dossiers spécifiques : organisation et suivi de réunions diverses, d’instances (CAEN) et d’enquêtes diversesEn assurant à titre secondaire les remontées des états de grèves, la gestion des frais de déplacements, des statistiques diverses.En assurant la continuité du service en cas d’absence de l’assistante du cabinet du recteurActivités principales :Gérer la messagerie fonctionnelle du secrétariat général afin d’orienter le plus rapidement possible les courriers électroniques et/ou gérer les réponses à apporter par le secrétariat général et le cabinet (faire de même avec les courriers postaux)Assurer la réception des appels téléphoniques au pôle secrétariat général en évaluant leur caractère sensible ou leur urgence et en y apportant les réponses les plus adaptées et/ou orienter les appelsOrganiser et gérer diverses instances et réunions.Assurer le suivi des réponses aux interventions et aux enquêtes (sollicitations des services concernés pour obtenir les éléments de réponse, mise en forme)Dans le cadre du secrétariat commun cabinet/SGA, assurer la continuité du service en cas d’absence de l’assistante plus particulièrement chargée du cabinet
Profil attendu
👥Connaissances et compétences attendues:
- Tâches simultanées impliquant anticipation et réactivité face aux événements.
- Capacité à hiérarchiser les urgences et à adapter sa communication avec les services ou les partenaires .
- Connaissance de l’institution, de l’organisation et des métiers de l’Éducation nationale, en particulier des services du rectorat
- Discrétion.
- Rigueur, organisation
- Capacité à travailler en équipe
- Adaptabilité
- Professionnalisme et courtoisie effectives et perçues lors des communications internes et externes
Conditions d'exercice
📍Lieu d’exercice : Rectorat de l'académie de Reims - Reims
📅Quotité : Temps plein
📅Date de début: Dès que possible
📅Date de fin: 31 Août 2027
📌Nécessité de faire preuve de réactivité et d’adaptabilité.
La grande cohésion entre le cabinet et le secrétariat général et une collaboration avec les différents services du rectorat et des directions académiques sont indispensables
📌Processus de recrutement : une première sélection sera effectuée sur la base des éléments transmis. Les candidats dont le profil est en adéquation avec le poste seront ensuite reçus en entretien. A l'issue de cette procédure, une réponse sera apportée à chaque candidat.
Métier de référence
Assistante / Assistant de direction
Comprendre ce poste
L'assistant du secrétariat général au rectorat de Reims occupe une position stratégique au cœur de l'administration académique. Il assure la continuité administrative entre le secrétariat général, le cabinet du recteur et l'ensemble de l'écosystème éducatif régional (services du rectorat, directions départementales, ministère, partenaires). Le quotidien repose sur le suivi de dossiers variés, l'organisation de réunions et d'instances, tout en maintenant les flux d'information fluides au sein d'une équipe réduite de trois personnes.
Le recrutement dans ce cadre
Il s'agit d'un emploi en contrat de droit public, réservé aux contractuels de catégorie B. Ce positionnement hiérarchique offre des responsabilités en autonomie relative, sans accès au concours de catégorie A, mais avec des perspectives d'évolution via le reclassement ou des changements de poste dans le versant FPE. La stabilité dépend du renouvellement des contrats et de la conjoncture des besoins académiques.
Conseils pour candidater
- Valoriser toute expérience antérieure dans un environnement administratif complexe (collectivités, ministères, établissements publics) et mettre l'accent sur la gestion d'agendas et d'interlocuteurs multiples, clé du poste.
- Démontrer une connaissance, même basique, du système éducatif français et du rôle des rectorats ; c'est un atout majeur pour justifier l'adaptabilité requise.
- Illustrer par des exemples concrets la capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers sous pression, à respecter la confidentialité institutionnelle et à communiquer différemment selon l'interlocuteur (interne/externe).
Éclairage rédigé par PostePublic pour contextualiser cette offre.
Réf. MENJ-19-2026-45854Fonction publique d'État