SECRETAIRE (H/F) ANTENNE DE DIRECTION ET EQUIPE MOBILE COLIBRIS (ACCUEIL FAMILIAL THERAPEUTIQUE)

MISSIONS - Antenne de Direction : - Accueil physique et téléphonique - Secrétariat de la cheffe de pôle et du cadre de pôle. - Classement et archivage des documents de la cheffe de pôle. - Gestion des rendez-vous, tenue des agendas - Rédaction et/ou traitement des courriers, saisie tenue et suivi des comptes rendus. - Centralisation des informations du pôle et de l’établissement, transmission de l’information aux professionnels concernés. - Participation à la saisie de l’activité et des codages de l’hospitalier (fiches MIGAC, etc.) - Elaboration, diffusion et suivi des plannings de congés (médecins, cadres) - Classement et archivage des documents afférents au pôle - Gestion des réservations de la salle de réunion et des bureaux de l’antenne de direction - Mise à jour du calendrier des réunions transversales du pôle (réunions de médecins, coordination de pôle, commission de formation - Commande, réception et suivi des fournitures de bureau, des timbres, du matériel (tampon encreur), de documents (reprographie), des fournitures épicerie et de ménage - Retour du bordereau de la commande des tickets restaurants à la sous régie - Liens avec le service informatique pour les problèmes informatiques de l’antenne, suivi et maintenance - Retrait des recommandés au bureau de poste si nécessaire - Envoi des demandes d’intervention technique au département maintenance, suivi, en lien avec le cadre de pôle - Participation aux réunions secrétaires, médecins, cadres une à deux fois dans l’année et selon le besoin - Prise de notes aux réunions et rédaction des comptes-rendus - Gestion du séminaire du service (contacts administratifs avec les intervenants, mailing, réservation de salle…) - Participation à la démarche qualité Équipe Mobile LES COLIBRIS : MISSIONS SECRETARIAT - Accueil physique et téléphonique des patients, familles, assistantes familiales et des partenaires - Traitement et suivis des dossiers administratifs - Numérisation des éléments du dossier patient - Coordination des rendez-vous de prise en charge - Courrier aux partenaires et assistantes familiales - Prise de note des synthèses (à relire et valider pour mettre dans HM) MISSIONS COORDINATION : - Participation aux synthèses clinique hebdomadaires (mardi et vendredi) - Réflexion en équipe des activités thérapeutiques et des thématiques d’analyse de pratique proposées - Participation aux activités thérapeutique en groupe - Participation aux analyses de pratique (tous les deux mois) - Prise de note et retranscription des synthèses - Coordonner la mise en œuvre de l’action de l’équipe mobile (gestion et tenu dossier partagé et du calendrier des rencontres) - Liaison avec les partenaires extérieurs (ASE, SAF de Paris, IME, écoles, CMP etc…) - Mise en lien entre le fonctionnement de l’équipe mobile et les besoins exprimés par les partenaires