Gestionnaire économat

L’adjoint à l’économat assiste l’économe dans la gestion des approvisionnements, des stocks, des relations avec les fournisseurs et du suivi budgétaire. Il participe activement à l’organisation logistique et au bon fonctionnement matériel de l’établissement. Les missions : Suppléer à la fonction d’économe pendant ses absences      Assurer l’accueil téléphonique et physique des différents services et des fournisseurs      Assurer la gestion des commandes de fournitures, de matériels…      Gérer les stocks : suivi des entrées et sorties, inventaires, anticipation des besoins et signalement des ruptures.      Rechercher les fournisseurs et solliciter des devis en fonction des besoins exprimés      Réceptionner, contrôler et enregistrer les livraisons en vérifiant leur conformité avec les commandes.      Préparer et distribuer les fournitures et matériels aux différents services de l’établissement      Procéder à des achats (carte achat ou autre)      Suivre les bons de commande, bons de livraison et les factures      Assurer les relations administratives avec les fournisseurs et les prestataires      Classer, archiver et assurer la traçabilité des documents administratifs      Veiller au respect de procédures internes, des règles de la commande publique et des consignes propres au service      Suivi du parc automobile dans l’application Odrive (recueillir et enregistrer le kilométrage des véhicules)      Gérer les dotations d’habillement des personnels via UNINETProcéder à la révision trimestrielle des prix cantine avec actualisation des produits et mise à jour des bons de cantine      Assurer le suivi administratif des téléviseurs et réfrigérateurs      Organiser les demandes de transfert de paquetages auprès du transporteur      Assurer le suivi administratif des téléviseurs et réfrigérateursMéthodes de travail :       Organiser et planifier les activités en fonction des priorités et des délais      Contrôler systématiquement la conformité des commandes, des stocks      Mettre à jour le tableau de suivi du compte 912      Travailler en coordination avec les services internes (régie, technique, fouille, magasin, cantine, greffe, détention, etc.) et les fournisseurs.      Respecter les règles de confidentialité, de discrétion professionnelle      Rendre compte de l'activité au responsable de l'économat et signaler toute anomalie ou difficulté.      Appliquer les procédures administratives et les règles de fonctionnement de la DISPConnaissances :Connaissances des outils bureautiques et des logiciels métiers (Chorus/chorus formulaire - Chorus Hana – Uninet – Odrive – AdStock , Procédures d’achat, de stockage et de réception des marchandises, Notions de gestion budgétaire, Elaboration et suivi d’inventaires

Savoir-faire : Passer, suivre et contrôler les commandes Réceptionner, contrôler et enregistrer les livraisons en vérifiant leur conformité avec les commandes. Analyser les consommations et proposer des actions d’optimisation. Communiquer avec les fournisseurs et les services utilisateurs. Savoir-être : Sens de l’organisation et rigueur Esprit d’analyse et de méthode Réactivité et capacité d’anticipation Aptitude au travail d’équipe et qualités relationnelles Respect de la confidentialité et des procédures Autonomie

Organisation de travail : horaires variables – 36h30 semaine (cf. charte des temps) Restauration : Présence d’un Mess du personnel Accessibilité en transport / Parking : Train, parking du personnel Groupe IFSE : 2