Assistant école doctorale, Structure et dynamique des systèmes vivants H/F

MISSIONS PRINCIPALES DE L’AGENT : Gestion administrative école doctorale : En lien direct avec le responsable du service des Etudes Doctorales et HDR de la Faculté des Sciences, l’agent aura en charge :· Accueillir, informer et accompagner les doctorants et directeurs de thèse au quotidien pour leur apporter un conseil de premier niveau dans leur différentes démarches administratives· Réceptionner, vérifier et organiser le traitement des dossiers d’inscriptions, réinscriptions, soutenances, des doctorants et candidats à l’HDR.· Assurer le suivi du portefeuille des inscriptions dans l’application ADUM pour les doctorants et APOGEE pour les HDR (validation, modifications, etc.).· Réaliser et renseigner les tableaux de bord· Vérifier les dossiers de thèses en cotutelle en coordination avec le service de l’axe international de l’Université.· Préparer les convocations des membres du jury HDR· Réaliser les attestations de réussite après soutenance HDR· Suivi de premier niveau des problèmes rencontrés par les doctorants et alerter sa direction.· Organiser un rétroplanning pour les candidats à l’HDR autorisés à l’inscription.· Assurer la veille règlementaire, administrative et la mise en qualité des procédures· Assurer l’archivage des dossiers HDR et doctorants· Participer à l'instruction de dossiers, suivi des dossiers administratifs et relance des interlocuteurs· Vérifier, corriger et valider les dossiers administratifs sur la plateforme de suivi des doctorants (ADUM)Participation à l’ensemble des activités de l’équipe :· Répondre aux demandes téléphoniques, mails· Renseigner des tableaux de bord· Trier, classer, archiver les documents relatifs aux activités du service. Informer les interlocuteurs Missions annexes : · Participer à l'organisation d’événements annuels :· Ma thèse en 180 secondes (MT180)· Cérémonie de remise des

Connaissance, savoir : · Connaissance de la règlementation et de l’environnement enseignement supérieur et recherche · Bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles doctorales · Pratique de langues étrangères : anglais (se faire comprendre à l’oral et à l’écrit) Savoir-faire : · Appliquer la réglementation et respecter les procédures · Gérer la confidentialité des informations et des données · Savoir utiliser ou être en mesure de se former aux applications de scolarité (ADUM) ; (APOGEE) · Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe · Trier, hiérarchiser et classer les informations · Savoir rédiger des messages dans un style adapté, communiquer et faire preuve de pédagogie · Connaissance basique des techniques de communication web et réseaux sociaux · Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, web) Savoir-être : · Sens du relationnel en appliquant les normes spécifiques à l’accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité) · Sens du travail en équipe · Sens important de l’organisation, de la gestion des priorités et forte capacité d’autonomie · Adaptabilité et polyvalence · Rigueur, fiabilité des informations et respect de la confidentialité · Appliquer la réglementation et respecter les procédures · Gérer la confidentialité des informations et des données · Savoir utiliser ou être en mesure de se former aux applications de scolarité (ADUM) · Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe · Trier, hiérarchiser et classer les informations · Savoir rédiger des messages dans un style adapté, communiquer et faire preuve de pédagogie · Connaissance basique des techniques de communication web et réseaux sociaux · Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, web) · Rigueur, fiabilité des informations et respect de la confidentialité