Agent administratif polyvalent - Mairie d' OSSUN

remplacement d'un agent en indisponibilité temporaire MISSIONS GENERALES DU POSTE Réalisation de divers travaux de bureautique Suivi et mise en forme des dossiers administratifs Exécution et suivi des procédures et décisions administratives Accueil du public 1 ACTIVITES PRINCIPALES Sous la responsabilité de la DGS Comptabilité Pointage des factures avec les services concernés Opération de saisie comptable : (saisie, édition des bordereaux de mandats ou de titres, envoi des flux) Facturation Intégration des factures de Chorus pro Intégration des P503 et des PES retour Déclaration de TVA. Suivi de l’exécution du budget Mise à jour de l’actif Opérations budgétaires de fin d’année Suivi des crédits scolaires Funéraire Etablissement des autorisations de fermeture de cercueil, des autorisations de crémations et d’inhumation Délivrance et contrôle des titres de concession Gestion du cimetière, des concessions et des espaces funéraires Contrôle des enregistrements des opérations funéraires dans l’enceinte du cimetière. Enregistrement des inhumations par tombe Elections Réception des inscriptions, radiations, changement d’adresse sur la liste électorale. Réalisation des opérations liées à la révision de la liste électorale. Préparer, organiser les divers scrutins politiques et professionnels. Saisie, intégration et suivi des procurations Les baux Etablissement et suivi des divers baux (appartements, Landes, cabane de chasse) Etablissement des sommes à payer Correspondance avec les divers locataires Etat Civil Instruction et constitution des actes de décès Instruction et constitution des actes de reconnaissance Transmission des données à l’INSEE Inscription des mentions marginales Tenue administrative des registres Saisie dans le logiciel des avis de naissance Réalisation des opérations de clôture, envoi des registres au Tribunal judiciaire. Archivage Archivage en fin d’année Mise à jour de l’index sous format papier et sous format numérique En commun avec les autres agents du service 2 ACTIVITES SECONDAIRES Accueil du public En cas d’absence ou d’empêchement de la personne chargée de l’accueil. Divers L’agent sera amené à réaliser les tâches suivantes en cas d’empêchement des agents qui en ont habituellement la charge : - Enregistrement du courrier « arrivée –départ » - Enregistrement des demandes d’autorisation d’urbanisme - Etablissement des actes de Mariage, baptême civil. - PACS - CONDITIONS DE TRAVAIL -Travail en équipe au sein du secrétariat de mairie composé de 3 agents. - Horaires fixes imposés - Moyens nécessaires : • Ordinateur et imprimante • Photocopieur, scanner et fax • Internet et messagerie électronique • Téléphone -Logiciels bureautiques (e-magnus gestion financière, facturation, GRC …)