ADJOINT ADMINISTRATIF (responsable du pôle cantine)

L’agent affecté au pôle Cantines est placé sous l’autorité de la responsable du Département administration et finances (DAF). Il traite les expressions de besoins émises par les personnes détenues, en lien avec le magasin central et la régie des comptes nominatifs (RCN), et en assure le suivi jusqu’à la réalité de la livraison. Il formalise les besoins en bons de commande qu’il soumet à la validation du responsable du pôle ou du Chef du DAF dans le respect des marchés publics en vigueur auxquels est rattaché l’établissement. Il traduit, après validation hiérarchique, le bon de commande en demande d’achat (DA) dans le logiciel dédié CHORUS. Il enregistre la DA dans le tableau de suivi de gestion approprié sous EXCEL ou OPEN OFFICE. Il finalise la commande en l’adressant au fournisseur concerné, une fois la validation du comptable (DAEBC) obtenue, créant l’engagement juridique (EJ) correspondant à la DA. Il fait contrôler la réception des marchandises par le surveillant en charge des cantines sur les bâtiments de détention. Il enregistre le SF (service fait) dans le logiciel CHORUS. Il alimente et tient à jour les tableaux de suivi des engagements juridiques (EJ) et du service fait (SF) et des pré-mandatements de factures sous EXCEL ou OPEN OFFICE. Il entretient de bonnes relations commerciales avec les différents fournisseurs avec lesquels il est amené à traiter par téléphone et messagerie électronique. Il gère les incidents de livraison et traiter les recrédits qu’il soumet à la validation du responsable du pôle pour transmission finale à la RCN. Il établit en lien avec les agents du magasin central, les cantiniers et magasiniers des bâtiments de détention et la RCN les calendriers des cantines. Il met en place les cantines spéciales : confessionnelles, festives, été, …